Minuta contrato administração de condomínio

Actualmente é cada vez mais recorrente o recurso à contratação de empresas de administração de condomínio (actividade profissional que ainda não é regulamentada pela lei), sendo que para o efeito, os condóminos não cuidam de redigir um competente contrato escrito, aplicando-se apenas as comuns regras do mandato.

No entanto, atendendo à importância jurídica deste documento, é de todo aconselhável a formalização de um contrato escrito entre as partes, pelo que se apresenta infra uma minuta, que enquanto bosquejo de um futuro acordo, poderá servir de base à elaboração de um contrato formal.

A presente proposta de contrato de administração de condomínios pode ser copiada e modificada, no seu todo ou em algumas das partes. O que releva é que os interessados devem entrar em acordo naquilo que lhes aproveita. Depois de ser analisada, discutida e aprovada, a minuta em sede plenária, é finalizada e passa a configurar como o contrato final que oficializará o negócio.

Acresce salientar que, ainda que a presente minuta seja apenas um esboço do documento final, os condóminos podem e devem - para que o mesmo seja feito da maneira mais eficaz -  negociar preliminarmente todos os pontos necessários e importantes para o acordo, pelo que devem esclarecer dúvidas, discutir as condições e os termos. Com tudo bem definido, melhor será o contrato, evitando-se assim eventuais imprecisões, lacunas, erros na redação e demais problemas que possam postergar a finalização do contrato – ou até gerar prejuízos no futuro.

Minuta contrato
 de
Administração de condomínio

 

Entre:

1. O condomínio do Edifício ... , sito na rua …, nº …, freguesia de …, com o NIPC n.º ... , representado pelo condómino mandatado pelo assembleia, …, proprietário da fracção autónoma correspondente ao …, e identificada com a letra …, doravante designada por Contratante,

E,

2. …, com sede na rua …, nº …, em …, registada no IRN nº …, e na CRC nº …, com o NIF nº …, representada pelo seu gerente …, doravante designada por Contratada.

Considerando que conforme deliberação da Assembleia de condomínio, com data de … foi decidido contratar os serviços do 2º Contratante, tudo melhor conforme acta dessa Assembleia que se anexa ao presente, bem como a lista com os nomes, moradas, número de contribuinte e identificação das fracções dos condóminos e que dele é parte integrante;

É celebrado o presente, que se reconduz num contrato para a administração do condomínio, o qual subordinado pelas cláusulas infra e no que se houver omisso, se aplica, na falta de regulamentação específica, o regime do mandato, como decorre do art. 1156º e ss. do CC e demais legislação aplicável.

Cláusula Primeira - Finalidade

1.1	Pelo presente contrato, o Contratante entrega a gestão do condomínio supracitado à Contratada, a qual a aceita a partir da presente data.
1.2	O presente contrato tem por finalidade regular os direitos e deveres estabelecidos entre ambas as partes.
1.3	O local de exercício das funções administrativas é no condomínio ou qualquer outro local pertencente à Contratada, sem prejuízo das deslocações inerentes à actividade desenvolvida.

Cláusula Segunda – Contactos

2.1	Para qualquer questão relativa aos serviços da Contratada, a mesma obriga-se a afixar no local de estilo sito na entrada do condomínio:
2.1.1	a sua identificação profissional;
2.1.2	a sede do escritório;
2.1.3	os horários de expediente nos dias úteis;
2.1.4	os contactos telefónicos no horário de atendimento;
2.1.5	um contacto telefónico para urgências fora do horário de atendimento e aos fins de semana e dias feriados;
2.1.6	o endereço de correio electrónico.

Cláusula Terceira - Início do contrato

3.1	O presente contrato entra em vigor logo que assinado pelos representantes do Condomínio.
3.2	O Contratante procederá à entrega de um dossier com toda a documentação inerente ao condomínio.
3.2.1	Será entregue também uma chave da porta de entrada do edifício e de outras partes comuns (caixa de correio da administração, sala de condomínio, vitrinas, etc).

Cláusula Quarta – Duração

4.1	O presente contrato é celebrado pelo prazo efectivo de 1 ano a contar da data da sua assinatura, sendo renovável automaticamente, salvo vontade contrária do Contratante, mediante deliberação tomada em sede plenária realizada aquando da assembleia anual.

Cláusula Quinta – Princípios de gestão

5.1	O presente contrato de administração é celebrado para regular a actividade da Contratada consubstanciada na gestão do condomínio do Contratante, a qual exige-se que, decorrente do desenvolvimento da mesma mediante critérios empresariais diligentes, sãos e prudentes, seja prestada privilegiando a eficiência e eficácia, e contribuindo para optimizar os ganhos de qualidade e racionalidade.
5.2	No exercício da sua actividade, a Contratada, obriga-se a cumprir todas as obrigações emergentes da lei, do presente contrato de que é parte, e a observar e respeitar, escrupulosamente, na integra e pontualmente os termos e condições previstos no regulamento do condomínio.
5.3	A Contratada não pode ceder a respectiva posição contratual no presente contrato de administração de condomínio sem para tanto, obter prévia autorização da assembleia de condóminos.

Cláusula Sexta - Âmbito da actividade

6.1	Sem prejuízo das funções elencadas no art. 1436º do CC, e outras que lhe sejam por imposição legal aplicáveis, cabe ainda à Contratada, exercer as funções atribuídas pela assembleia e em observância do que consta do regulamento do condomínio.
6.2	No domínio das prestações a que a Contratada está vinculada, a qual traduzida numa obrigação de meios no âmbito administrativo:
6.2.1	Consistindo no cumprimento dos seus poderes-deveres, obriga-se a observar e cumprir os princípios de gestão, exercendo a respetiva actividade com diligência e de acordo com elevados padrões de qualidade, garantindo a sua acessibilidade e a eficiência económica no que se refere à sua gestão e às soluções adoptadas nas suas actividades, denotando total transparência e imparcialidade enquanto no cumprimento das suas funções ou das deliberações da assembleia e prestando todos os esclarecimentos e todas as informações que julgue necessárias ou lhe sejam solicitadas.
6.2.2	Consistindo no dever de gestão, a Contratada obriga-se a estabelecer um sistema de logística coordenado e adequado ao desenvolvimento dos seus exercícios, tendo especialmente em vista o exaustivo registo das actividades executadas e a adopção de mecanismos que permitam aos condóminos monitorizar e fiscalizar a todo o tempo o cumprimento dos seus deveres.
6.2.3	Consistindo no dever de contratar serviços de interesse comum, a Contratada obriga-se a reger-se pelos princípios da transparência, assegurando a adopção de mecanismos para a celebração de contratos, transparentes, imparciais e sem interesses, directos ou indirectos e organizando a respectiva contabilidade de modo a permitir a identificação de quaisquer fluxos financeiros.
6.2.4	Consistindo no dever de confidencialidade, a contratada obriga-se a, durante a vigência do presente contrato e após a sua cessação, manter confidencialidade sobre todos os dossiers, documentos, dados e informações obtidos em virtude do exercício das suas funções, e que se refiram ao Contratante, nomeadamente sobre a sua organização, actividades ou dos condóminos, e qualquer outro dado de natureza comercial, não podendo, designadamente, extrair cópias, divulgá-los ou comunicá-los a terceiros, abrangendo igualmente a reprodução da informação em qualquer suporte informático, ou outro meio de registo de dados.
6.2.5	Consistindo na rescisão contratual a Contratada obriga-se a entregar todos os documentos contabilísticos e administrativos que lhe foram confiados, em perfeito estado de conservação e com a escrituração que se fizer necessária, com referência aos serviços, objecto do presente contrato, em dia e em ordem.
6.3	No domínio das prestações a que a Contratada está vinculada, a qual traduzida numa obrigação de meios no âmbito financeiro e contabilístico:
6.3.1	Consistindo na prestação de contas, exige-se-lhe que elabore um balanço da gestão e contas do exercício semestral, a apresentar em assembleia até ao dia 15 de Julho do ano em curso, e um relatório de gestão e contas do exercício anual, a apresentar em assembleia até ao dia 15 de Janeiro seguinte, ambos em modelo simplificado, de fácil leitura e interpretação.
6.3.2	Consistindo na orçamentação, exige-se-lhe que elabore uma proposta previsional do total das despesas comuns, em modelo simplificado, de fácil leitura e interpretação, que aborde todas as rúbricas, incluindo despesas extraordinárias, e com um valor o mais aproximado possível da realidade para evitar situações de défice.
6.3.3	Consistindo no pagamento das despesas comuns, exige-se-lhe que cumpra com pontualidade e boa-fé na concretização todos os pagamentos havidos devidos pelo condomínio, responsabilizando-se pelas multas, juros e eventualmente indemnizações pelos danos que deu origem pela sua omissão.
6.4	No domínio das prestações a que a Contratada está vinculada, a qual traduzida numa obrigação de meios no âmbito da conservação:
6.4.1	Consistindo na realização dos actos conservatórios dos bens comuns, obriga-se a evitar a deterioração ou destruição das coisas, salvaguardando o condomínio de moléstias, perigos ou prejuízos causados pelos condóminos ou terceiros, tomando para tanto as medidas cautelares adequadas, ou propondo acções para obter o ressarcimento dos danos causados às partes comuns.
6.4.2	Consistindo na gestão dos serviços de interesse comum, obriga-se a realizar visitas semanais, em quantidade indeterminada, mas as suficientes para atender às necessidades, nomeadamente no acompanhamento do trabalho dos prestadores de serviços e realizando uma vistoria dos serviços prestados.
6.4.3	Consistindo na gestão das intervenções inerentes à manutenção, obriga-se a recorrer a profissionais qualificados ou empresas idóneas, tecnicamente competentes e certificadas, com pessoal devidamente legalizado e a coberto do competente seguro de acidentes de trabalho e doenças profissionais, com um orçamento que reúna a melhor relação preço-qualidade e mediante a apresentação em assembleia de uma minuta que compreenda as cláusulas a incluir no contrato a celebrar no âmbito do procedimento pré-contratual para a realização da empreitada, onde aquele se obriga a cumprir o contrato em conformidade com a proposta, o projeto, o caderno de encargos, o plano de trabalhos e a legislação aplicável em vigor, dos quais declarará ter integral conhecimento e perfeito entendimento, que depois de rubricados se dão para todos os efeitos, como reproduzidos e integrados e ainda de acordo com as instruções que lhe venham a ser dadas pelo Contratante ou pela fiscalização, pela qual será responsável a Contratada.
6.5	No âmbito das prestações a que a Contratada está vinculada, a qual traduzida numa obrigação de meios no âmbito coercivo:
6.5.1	Consistindo na cobrança das receitas, exige-se-lhe que desenvolva diligentemente toda a actividade adequada à obtenção da devida cobrança dessas receitas, ainda que – se necessário – mediante o recurso a acções judiciais, para as quais tem legitimidade, não carecendo da prévia autorização ou convocação da assembleia de condóminos.

Cláusula Sétima – Dever de colaboração recíproca e informação

7.1	As partes estão vinculadas pelo dever de colaboração mútua, designadamente no tocante à prestação recíproca de informações necessárias à boa execução do contrato, sem prejuízo dos deveres de informação previstos na lei.

Cláusula Oitava – Honorários

8.1	Pela prestação dos serviços referidos na cláusula primeira, o Contratante pagará à Contratada a importância anual de … euros, iva incluído, em duodécimos de … euros.
8.2	Os honorários serão liquidados no último dia do mês a que dizem respeito, por dedução do respectivo montante nas disponibilidades do condomínio.
8.3	A Contratada passará recibo dos honorários, o qual será arquivado na pasta do condomínio.
8.4	A prestação de quaisquer outros serviços administrativos não contemplados na cláusula primeira terão obrigatoriamente de ser pontual e especificamente acordados, por escrito, pelas partes, caso em que serão debitados por acréscimos aos valores ajustados no presente contrato.

Cláusula Nona – Despesas

9.1

Aos honorários referidos acresce o custo do material de expediente utilizado na execução dos serviços contratados, nomeadamente papel, pastas de arquivo, impressos, envelopes, fotocópias e registos nos ctt, os quais serão expressamente discriminados e objeto de fatura, desde que previamente comunicados ao segundo outorgante

Cláusula Décima – Seguro responsabilidade Civil

10.1	A Contratada deverá facultar competente prova de que possui o respectivo seguro de responsabilidade civil, para a garantia dos danos causados a terceiros, resultantes do exercício da sua actividade.

Cláusula Décima-primeira - Contratação de serviços

11.1	No que tange à contratação dos serviços de interesse comum requeridos pelo condomínio, quando os mesmos não estejam já estabelecidos, e por motivos de transparência e imparcialidade, deverão ser contratadas empresas sem qualquer vínculo com a Contratada.

Cláusula Décima-segunda – Autonomia

12.1	A Contratada deverá informar se é detentora ou está vinculada, por qualquer meio, directa ou indirectamente, com alguma entidade comercial, empresarial ou industrial, obrigando-se a identificar as mesmas.
12.2	Se no decurso do presente contrato se constituir detentora ou estabelecer vínculos, por qualquer meio, directa ou indirectamente, com alguma entidade comercial, empresarial ou industrial, obriga-se a informar o Contratante.

Cláusula Décima-terceira – Livro de reclamações

13.1	A Contratada deverá facultar a consulta do respectivo livro de reclamações na sede da respectiva firma, sempre que a mesma lhe seja solicitada por qualquer condómino, sem que para tanto lhe seja obrigado a prestar qualquer justificação para o interesse.

Cláusula Décima-quarta – Denúncia do contrato

14.1	Qualquer das partes goza da faculdade de resolver unilateralmente o contrato, sem carecer de apresentar justificação, desde que feita a comunicação com um pré-aviso de 30 e 60 dias, para o Contratante e para a Contratada, respectivamente.
14.2	O incumprimento das obrigações decorrentes do presente contrato, confere ao Contratante o direito à resolução ido contrato, por justa causa, cessando imediatamente todos os direitos deles emergentes.
14.2.1	A denúncia do contrato, com fundamento em justa causa será comunicada por carta registada com aviso de recepção, para a morada constante no presente contrato, ou para outra que, tenha sido indicada previamente em sua substituição.
14.2.2	A Contratada obriga-se a apresentar o relatório de gestão e contas no prazo de 15 dias, contados da data da recepção da comunicação referida no número anterior.

Cláusula Décima-quinta – Devolução de documentos

15.1	Em caso de rescisão ou não renovação do contrato, o administrador obriga-se a entregar a quem prestou serviços, ou a quem a assembleia a indicar por escrito, os livros e os documentos que tenha em seu poder, no prazo máximo de 8 dias.
15.2	Aquando da entrega, deverá ser emitido e assinado documento ou auto de receção, no qual se discriminem os livros e documentos entregues.
15.3	Após o cumprimento desta disposição, o administrador cessante fica desobrigado de prestar qualquer informação respeitante aos livros e documentos devolvidos, salvo se lhe for novamente facultada a sua consulta.

Cláusula Décima-sexta – Aditamentos

16.1	O presente contrato expressa integralmente o estabelecido entre as partes, representando outrossim as suas vontades, prevalecendo, consequentemente, sobre toda e qualquer declaração, negociação ou outros contratos, constantes ou não de documentos escritos.
16.2	Salvo aquelas que venham a ser necessárias para cumprir com obrigações legais, as alterações ou adicionais ao contrato só serão válidos se revestirem a forma de documento escrito assinado por ambas as partes.

Cláusula Décima-sétima – Direitos

17.1

Salvo se de outro modo expressamente previsto resultar, o não exercício, total ou parcial, dos direitos e faculdades emergentes do presente contrato, por qualquer das partes, não significará a renúncia a tais direitos, pelo que manter-se-ão os mesmos válidos e eficazes, não obstante, o seu não exercício.

Cláusula Décima-oitava – Litígios

18.1	Para qualquer questão emergente da interpretação, execução e integração do presente contrato, serão resolvidos por comum acordo entre o Contratante e a Contratada.
18.1.1	Caso não seja possível o acordo, as partes deverão submeter a sua resolução à mediação de uma entidade terceira escolhida por acordo, para a competente arbitragem.
18.1.2	Na necessidade de resolução por via judicial fica desde já estipulada a exclusiva competência do foro da Comarca de … com renúncia expressa a qualquer outro.
18.2	Em caso de litígio e de eventual recurso à via judicial, no sentido de resolver qualquer questão decorrente de incumprimento contratual, obrigará a parte vencida a pagar à parte vencedora as custas, encargos e despesas do processo judicial, incluindo as despesas e honorários de advogado e agente de execução que a parte vencedora tenha de incorrer e despender com o litígio.

Cláusula Décima-nona – Regulamento

19.1	O presente contrato inclui uma cópia do regulamento, em suporte físico ou informático, a qual dele faz parte integrante.

E assim, cientes do conteúdo do presente contrato, por se acharem justos e contratados, após a sua leitura e concordância com o seu teor, assinam livremente e de boa-fé o presente instrumento, feito em duplicado, de igual teor e forma, ficando um exemplar em poder de cada um dos Contratantes, e na presença das testemunhas abaixo assinadas, obrigando-se por si e seus sucessores a qualquer título, a cumprir os termos e condições aqui estipulados, prescindindo ainda estes expressamente do reconhecimento notarial das respetivas assinaturas.

…, … de … de 22020

O Contratante: (assinatura e carimbo)

A Contratada: (assinatura e carimbo)

As testemunhas: