Nomeação judicial do administrador

O pedido de nomeação judicial de administrador em propriedade horizontal tem como causa de pedir a inexistência de um administrador eleito, seja porque o condómino requerente não conseguiu reunir a assembleia (por falta de quórum constitutivo, quer em primeira, quer em segunda convocação) seja porque, tendo reunido, não foi de todo possível eleger o administrador. 

Nesta conformidade, não sendo alegados quaisquer destes factos essenciais, a petição inicial do condómino requerente é inepta quanto a esse pedido. Ou seja, se o condómino nada indicar sobre a ocorrência de uma tal concreta situação, sempre faltará o interesse em agir.

Nesta seara, também para se obter a exoneração judicial de administrador, deverá ser alegado que existe um administrador eleito ou nomeado que está a cometer irregularidades no desempenho das suas funções executivas ou que as está a exercer de forma negligente. 

Ora, quando se pretenda a nomeação judicial de administrador, como já ressalvado supra, é forçoso que o condómino recorrente alegue e prove que não existe um administrador eleito ou nomeado, seja porque o condómino requerente não conseguiu reunir a assembleia (por não dispor do capital necessário para a convocar (cfr. art. 1431º, nº 2, do CC) ou por não terem comparecido, nem em primeira nem em segunda convocatória os condóminos para que pudesse funcionar (cfr. art. 1432º, nº 4, do CC), seja porque, tendo reunido, não foi possível eleger o administrador.

Na verdade, como resulta do art. 1435º nº 1 do CC, em regra, o administrador é eleito e exonerado pela assembleia dos condóminos. A intervenção judicial deve ser reservada aos casos excepcionais em que efectivamente seja necessária, não se justificando a nomeação de administrador pelo tribunal quando nada obste à referida via normal da eleição pela assembleia de condóminos.

A este propósito, importa relembrar os ensinamentos de Pires de Lima e Antunes Varela: “Excepcionalmente, porém, o administrador ser nomeado ou exonerado pela autoridade judiciária. São diferentes as condições em que se processam a nomeação e a exoneração ope iudicis. A nomeação dá-se, a requerimento de qualquer condómino, logo que a assembleia não eleja o administrador, como é seu poder e seu dever (nº 1). O requerente terá de alegar e provar que não conseguiu reunir a assembleia ou que, tendo esta reunido, não foi possível eleger o administrador. 

O processo de nomeação judicial, no exercício de um poder que tem carácter mais administrativo do que contencioso, pelos critérios a que terá de subordinar-se, segue os termos prescritos no artigo 1428.º do Código de Processo Civil. No caso da exoneração ou destituição, as coisas processam-se de modo diferente: não é necessário que previamente se tente em vão reunir a assembleia, ou que nela se não tenha conseguido obter o afastamento do administrador. 

O condómino queixoso pode ter tentado obter a exoneração do administrador através da assembleia. Mas não é indispensável que o tenha feito. Essencial é que, recorrendo à via judicial, alegue e prove qualquer dos dois únicos fundamentos que podem servir de base à exoneração contenciosa: a prática de irregularidades ou a negligência no exercício das funções de administradora. O processo segue, nesse caso, os termos prescritos no artigo 1485.º do Código de Processo Civil.” – in “Código Civil Anotado”, Volume III, 2.ª edição (reimpressão), Coimbra Editora, pág. 451.

Votação e eleição da administração e abuso de direito

O Tribunal da Relação de Guimarães (TRG) decidiu que não age em abuso de direito o condómino que, em reunião da assembleia de condóminos, estando em votação a eleição da administração e a sua remuneração, apresenta uma proposta com três variáveis, a considerar sucessivamente, se a precedente tivesse algum voto contra.

O caso:

Numa reunião da assembleia de condóminos de um prédio com apenas três frações autónomas na qual se discutia a eleição do administrador, foi votada favoravelmente por dois dos condóminos, com o voto contra do terceiro, uma proposta apresentada por um deles segundo a qual os condóminos administrariam coletivamente o condomínio, repartindo funções e tarefas, sem haver lugar a quaisquer compensações,

ou,

no caso de algum condómino não aceitar essa proposta, os condóminos exerceriam o cargo de administrador rotativamente, ficando nesse caso e a título de compensação o condómino administrador dispensado do pagamento das quotas,

ou,

caso algum condómino não aceitasse essa proposta, esses dois condóminos administrariam o condomínio em conjunto, ficando, a título de compensação, dispensados do pagamento de dois trimestres de quotas.

Eleitos, nessas condições, administradores do condomínio os dois condóminos que tinham votado favoravelmente essa proposta, o outro não se conformou com essa decisão e recorreu a tribunal pedindo a anulação dessa deliberação, alegando que fora votada pelos próprios administradores eleitos em flagrante conflito de interesses, que era abusiva e que não tinha o dever de suportar metade dos encargos com partes comuns de dois condóminos apenas e só porque eles tinham decidido exercer a administração em conjunto.

Mas a ação foi julgada totalmente improcedente, tendo os autores sido condenados com litigantes de má-fé, decisão da qual recorreram para o TRG.

Texto integral: vide aqui

Exoneração judicial do administrador

NCPC

Aprovado pela Lei nº 117/2019, de 13/09

Artigo 1056.º

Exoneração do administrador na propriedade horizontal

O processo do artigo anterior é aplicável à exoneração judicial do administrador das partes comuns de prédio sujeito a regime de propriedade horizontal, requerida por qualquer condómino com fundamento na prática de irregularidades ou em negligência.

O art. 1056º do novo CPC, remetendo para o art. 1055º do CPC, vem estabelecer uma forma de processo especial com vista a exoneração do administrador das partes comuns de prédio sujeito a propriedade horizontal, requerida por qualquer condómino, com fundamento na prática de irregularidades ou em negligência (cfr. art. 1435º nº 3 do CC).

Nessa acção, deve ser alegado e provado que o réu é o administrador eleito ou contratado pela assembleia de condóminos, o que carece de prova documental, bem como os factos atinentes à prática de irregularidades ou a negligência no exercício das funções de administrador.

Cumpridos os preceitos processuais relevantes, importa determinar se o administrador das partes comuns do prédio em propriedade horizontal praticou actos irregulares ou negligentes que justifiquem a sua destituição.

Ao contrário da compropriedade em que a lei atribui a todos igual poder para administrar a coisa, os art. 1430º e ss. do CC atribuem a administração das partes comuns a uma assembleia dos condóminos, que tem um papel eminentemente deliberativo, e a um administrador, que tem por missão fundamental executar as deliberações tomadas pela assembleia.

Sobre as competências do administrador de condomínio, enquanto órgão executiva da assembleia de condóminos, o art. 1436º do CC elenca aqueles que são os seus poderes-deveres, além de outras funções que lhe possam ser atribuídas pela assembleia.

O que cumpre decidir pelo tribunal é se o administrador de condomínio praticou actos que violem as obrigações que lhe são impostas pela lei em relação ao condomínio e aos condóminos individualmente. De salientar que, a acção de destituição não visa exonerar o órgão administrador mas as concretas pessoas que o ocupam esse cargo, por isso, a prática de irregularidades e negligência tem de se verificar na pessoa que está neste momento a exercer o cargo, pelo que são essas irregularidades que vão determinar o seu afastamento e a substituição por outro, nomeado pela assembleia de condomínio.

Destarte, o tribunal tem de conhecer os concretos actos do administrador que esteja a exercer funções de forma a aferir se o mesmo praticou actos ilícitos, porquanto violadores das suas obrigações legais e contratuais, e culposos, em termos de dolo ou de negligência. Não há uma espécie de culpa coletiva do órgão administração, uma vez que não é o órgão que é exonerado mas o seu titular. 

Pelo exposto, para a exoneração judicial de administrador deverá ser alegado que existe um administrador eleito que está a cometer irregularidades no desempenho das suas funções ou a exercê-las de forma negligente. Já quando se pretenda a nomeação judicial de administrador, forçoso será alegar e provar que não existe um administrador eleito, seja porque o condómino requerente não conseguiu reunir a assembleia (por não dispor do capital necessário para a convocar (cfr. art. 1431º, nº 2, do CC) ou por não terem comparecido, nem em primeira nem em segunda convocatória os condóminos para que pudesse funcionar (cfr. art. 1432º, nº 4, do CC), seja porque, tendo reunido, não foi possível eleger o administrador.

Na verdade, como resulta da lei, em regra, o administrador é eleito e exonerado pela assembleia dos condóminos. A intervenção judicial deve ser reservada aos casos excecionais em que efetivamente seja necessária, não se justificando a nomeação de administrador pelo tribunal quando nada obste à via normal da eleição pela assembleia de condóminos.

A este propósito, lembramos as palavras de Pires de Lima e Antunes Varela: “Excepcionalmente, porém, o administrador ser nomeado ou exonerado pela autoridade judiciária. São diferentes as condições em que se processam a nomeação e a exoneração ope iudicis. A nomeação dá-se, a requerimento de qualquer condómino, logo que a assembleia não eleja o administrador, como é seu poder e seu dever (nº 1). O requerente terá de alegar e provar que não conseguiu reunir a assembleia ou que, tendo esta reunido, não foi possível eleger o administrador. 

O processo de nomeação judicial, no exercício de um poder que tem carácter mais administrativo do que contencioso, pelos critérios a que terá de subordinar-se, segue os termos prescritos no artigo 1428.º do Código de Processo Civil. No caso da exoneração ou destituição, as coisas processam-se de modo diferente: não é necessário que previamente se tente em vão reunir a assembleia, ou que nela se não tenha conseguido obter o afastamento do administrador. 

O condómino queixoso pode ter tentado obter a exoneração do administrador através da assembleia. Mas não é indispensável que o tenha feito. Essencial é que, recorrendo à via judicial, alegue e prove qualquer dos dois únicos fundamentos que podem servir de base à exoneração contenciosa: a prática de irregularidades ou a negligência no exercício das funções de administradora. O processo segue, nesse caso, os ermos prescritos no artigo 1485.º do Código de Processo Civil.” – in “Código Civil Anotado”, Volume III, 2.ª edição (reimpressão), Coimbra Editora, pág. 451.

Prazo conservação documentação contabilistica

Nos termos do art. 1436º, al. n) do CC, são funções do administrador "guardar e manter os documentos que digam respeito ao condomínio". Os «documentos» não se esgotam nas cópias autenticadas dos documentos utilizados para instruir o processo de constituição da propriedade horizontal, nomeadamente, do projecto aprovado pela CM (cfr. art. 2º DL 268/94 de 25/10), nas notificações dirigidas ao condomínio, em especial as provenientes das autoridades administrativas, nas plantas do edifício, nos contratos (fornecimento de energia eléctrica e água, manutenção ascensores, seguro, etc.), mas também na documentação contabilística (facturas, recibos, relatórios de contas, etc.).

As faturas e os recibos são os únicos meios de evitar que possam ser cobradas contas que possam já ter sido pagas, além de serem também o comprovativo para, por exemplo, accionar uma determinada garantia. O regime da PH tem omisso quanto ao prazo para que o administrador conserve estes e outros documentos, pelo que, a assembleia pode e deve disciplinar esta matéria em sede de regulamento.

Nos termos do art. 118º do CIRS, devem-se conservar os documentos comprovativos dos rendimentos auferidos pela cedência do uso das partes comuns do prédio, do imposto retido das despesas efectuadas com as mesmas  (o nº 3 do art. 128º estabelece o prazo de 4 anos seguintes àquele a que respeitem os documentos) e das deliberações tomadas pela assembleia de condóminos relativas às partes comuns e à aprovação de contas - Ofício nº 12/90 do Núcleo dos Impostos sobre o Rendimento da DGCI (Aragão Seia, in Propriedade Horizontal, Condóminos e Condomínios, 2ª edição revista e actualizada, Almedina, pág. 210). Entre parêntesis ressalva nossa.

O art. 40º - Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos, do Código Comercial na redação que lhe foi dada pelo DL nº 76-A/2006, de 29/3, preconiza que todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos, podendo estes documentos ser arquivados com recurso a meios electrónicos.

Ora, tendo em atenção não só o cumprimento desta disposição da lei comercial (atente-se que o CC foi aprovado pela carta de lei de 28 de Junho de 1888), como do que sobre esta matéria estipulam os códigos fiscais, vimos, com este trabalho, tentar clarificar as regras a que deve obedecer a guarda de livros e documentos contabilísticos por parte dos empresários e, ou, pelos Contabilistas, assim como os prazos durante os quais essa guarda é obrigatória.

Ofício Circulado nº 2/91, de 9 de Janeiro,
Direção de Serviços de Imposto sobre o Rendimento, relativo a centralização da contabilidade ou da escrituração (art.º 113.º [actual art. 118º] do CIRS e art. 100º [actual art. 125º] do CIRC).

"1. Sobre o assunto em referência e para conhecimento dos Serviços e devidos efeitos, comunica-se a V. Exa. que, por despacho do Senhor Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais de 30 de Julho de 1990, foi sancionado o entendimento de que é permitido que os livros e demais elementos de escrita, possam estar na posse de técnicos de contas [actualmente Contabilistas Certificados] ou das empresas encarregadas da sua escrituração, mas apenas durante o exercício económico a que respeitam os serviços prestados por eles.

2. Notificado o contribuinte para apresentar a escrita num determinado prazo se o não fizer, será tal atitude equiparada a recusa de exibição de escrita, ficando sujeito a procedimento contraordenacional, conforme dispõe o art.º 28.º do Regime Jurídico das Infrações Fiscais não Aduaneiras [atual artigo 110.º do RGIT], quando a recusa de exibição não constitua fraude fiscal, caso em que será qualificada como crime nos termos do art.º 23.º [atual artigo 103.º do RGIT] do mesmo diploma."

É crível que a parte final do nº 1 suscite algumas dúvidas relativamente – Os livros e demais elementos de escrita podem estar na posse dos contabilistas ou das empresas encarregadas da sua escrituração, mas apenas durante o exercício económico a que respeitam os serviços por eles prestados – o que parece inviabilizar que os possamos manter nas nossas instalações por um período de tempo superior.

Entende-se, no entanto, que a disposição em causa é favorável aos contabilistas, dado que, com base nela, podem (devem…) incluir uma cláusula no contrato de prestação de serviços de contabilidade, que regula os deveres e direitos recíprocos entre contabilistas e clientes, para que fique nela expresso as condições, prazo e preço, e sejam depositários das pastas, livros e restante documentos.

Apesar do Ofício Circulado acima transcrito transmitir a ideia de que os livros e os documentos da contabilidade devem estar na sede ou domicílio fiscal dos contribuintes, tanto os art. 125º - Centralização da contabilidade ou da escrituração do CIRC, como o 118º - Centralização, arquivo e escrituração, do CIRS, estabelecem que a contabilidade ou a escrituração dos sujeitos passivos deve ser centralizada em estabelecimento ou instalação situado no território português, e que o referido estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização deve ser indicado na declaração de inscrição no registo/início de atividade ou na declaração de alterações.

Quanto ao IVA, o nº 3 do art. 52º - Prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte, estabelece que os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos em estabelecimento ou instalação, situado em território nacional, e, por sua vez, o art. 76º - Centralização da escrita, também do CIVA, estipula que os sujeitos passivos que distribuam a sua actividade por mais de um estabelecimento devem centralizar num deles a escrituração relativa às operações realizadas em todos, devendo o estabelecimento escolhido para a centralização ser o indicado para efeitos do IRS ou IRC.

Para cumprimento do que se encontra referido na parte final dos dois parágrafos anteriores, na Declaração de Inscrição no Registo/Início de Actividade, no quadro 16 – Informações relativas à contabilidade, nos campos 5 e 6, é solicitada a informação relativa ao local da centralização da contabilidade, se na sede ou outro, sendo que, neste último caso, é pedido que seja indicado o local (Rua, Praça, Avenida, Lugar, etc., Freguesia, Concelho, Localidade e Código postal), onde se encontre centralizada a contabilidade.

Analisemos agora, relativamente à escrituração e correspondentes documentos, o que como tal devem ser considerados. Assim, os nº 4 e 5 do art. 123º do CIRC estabelecem que os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos, e que quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação referida no número anterior é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Por sua vez, o art. 117º do CIRS, estabelece que os titulares de rendimentos da categoria B que não estejam abrangidos pelo regime simplificado de tributação são obrigados a dispor de contabilidade organizada, nos termos da lei comercial e fiscal, que permita o controlo do rendimento apurado, aplicando-se a estes sujeitos passivos o disposto no art- 123º do CIRC.

Também o nº 1 do art. 52º do CIVA dispõe que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.

Atente-se, ainda, que o nº 1 do art. 120º do RGIT - Inexistência de contabilidade ou de livros fiscalmente relevantes, estabelece que é punível com coima a inexistência de contabilidade organizada ou de livros de escrituração e do modelo de exportação de ficheiros, obrigatórios por força da lei, bem como de registos e documentos com eles relacionados, qualquer que seja a respetiva natureza.

Não podemos deixar de abordar os procedimentos que devem ser seguidos quando, por qualquer motivo, cesse a prestação de serviços, relativamente aos respetivos clientes.

Cremos ser importante salientar, desde logo, que o art. 15º - Devolução de documentos, do Código deontológico estabelece que no caso de rescisão do contrato, o contabilista certificado entrega à entidade a quem prestou serviços, ou a quem aquela indicar por escrito, os livros e os documentos que tenha em seu poder, no prazo máximo de 60 dias, devendo ser emitido e assinado documento ou auto de receção, no qual se discriminem os livros e documentos entregues. Após o cumprimento desta disposição, o contabilista certificado fica desobrigado de prestar qualquer informação respeitante aos livros e documentos devolvidos, salvo se lhe for novamente facultada a sua consulta.

Note-se que esta obrigação de restituição de livros e documentos resulta também do disposto no art. 1161º, al. d) e e), do CC, aplicável por força do disposto no art. 1156º do mesmo diploma legal.

Salvo melhor opinião, entendemos que também os registos informáticos dos movimentos contabilísticos, assim como dos processamentos de vencimentos e outros, que constem do contrato de prestação de serviços celebrado com o cliente, devem ser-lhe entregues, dado que o nº 4 do art. 113º - Recusa de entrega, exibição ou apresentação de escrita e de documentos fiscalmente relevantes, do RGIT considera documentos fiscalmente relevantes os livros, demais documentos e respetivas versões electrónicas.

Informação Vinculativa – Ficha Doutrinária

Diploma: CIVA

Artigo: 52.°, n.º 1

Assunto: Arquivamento e conservação de documentos

Processo: O029 2005137 – despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Diretor Geral, em 23092008

Conteúdo:

O sujeito passivo A, exercendo a atividade de "Edição de outros programas informáticos" – CAE 58290, vem solicitar parecer vinculativo nos termos do art.º 68.º da Lei Geral Tributária, relativamente à interpretação do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA.

Exposição do sujeito passivo

1. Refere na presente exposição que no âmbito da sua atividade procede à configuração de "documentos financeiros de negócio", tais como a fatura e talão de venda, pelo que, pretendendo clarificar a interpretação a dar ao n.º 1 do artigo 52.º do CIVA, coloca as seguintes questões:

"O arquivamento e a conservação a que se refere o artigo deverá ser necessariamente num formato de papel ou poderá ser um formato eletrónico do tipo disco duro, CD, memória, etc.?"

"Podemos considerar que os documentos faturas e talões de venda estão incluídos ou são considerados no grupo dos documentos – "livros, registos e respetivos documentos de suporte?"

"Os livros, registos e respetivos documentos de suporte" deverão incluir obrigatoriamente uma cópia unitária de todas as faturas emitidas por meios eletrónicos do tipo máquina registadora /ou computador pessoal (PC) utilizando um software específico de faturação ou o artigo refere-se apenas ao documento folha de caixa que apura o total diário de faturas emitidas?"

Enquadramento legal da situação

2. Estabelece o n.º 1 do art.º 52.º do CIVA que "os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos".

3. Relativamente aos sujeitos passivos que estão dispensados da obrigação de faturação, mas obrigados a emitir talão de venda nos termos do n.º 2 do art.º 40.º do CIVA (art.º 39.º antes da renumeração e publicação do Código, pelo D.L. n.º 102/2008, de 20 de Junho), determina o n.º 2 do art.º 46.º do mesmo diploma, que o registo diário das operações efetuadas por esses sujeitos passivos, deverá ser apoiado em documentos adequados, tais como "fitas de máquinas registadoras, talões de venda, talão recapitulativo diário ou folhas de caixa".

4. Estes documentos que servem de suporte ou constituem o registo a que se refere o art.º 46.º do CIVA, sem prejuízo da possibilidade de opção pela elaboração de folhas de caixa, devem de igual modo, ser conservados no prazo determinado no art.º 52.° do mesmo diploma (n.º 5 do art.º 46.º do CIVA).

Análise e conclusão

5. Pelo exposto, conclui-se que:

Deverão ser arquivados e conservados em boa ordem, pelo prazo estabelecido no n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, todos os elementos, nomeadamente os referidos nesse normativo, necessários ao correto apuramento do imposto.

O arquivo desses documentos será em formato de papel, sem prejuízo de, quando a contabilidade é efetuada por meios informatizados, os elementos "relativos à análise, programação e execução dos tratamentos", serem arquivados nos próprios meios informáticos que suportam a referida contabilidade.

6. Mais se informa, relativamente ao arquivo de documentos (faturas ou documentos equivalentes, talões de venda ou outros documentos fiscalmente relevantes), a possibilidade dos mesmos serem arquivados eletronicamente, nos termos do n.º 4 e n.º 7, ambos do art.º 52.° do CIVA, que se transcrevem:

"4 – É permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu conteúdo (redação dada pelo art.º 3.º do Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20/12).”

"7 – É ainda permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças (aditado pelo art.º 3.º do Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20/12).”

7. Relativamente ao arquivo previsto no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, refere-se que o Decreto-Lei n.º 196/2007, de 15 de Maio regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica e que a Portaria n.º 1370/2007, de 19 de Outubro, estabelece as condições que devem ser observadas para o arquivo eletrónico dos documentos previstos no n.º 7 do mesmo diploma.

8. Refira-se ainda que o arquivo em suporte eletrónico deve ser conservado no prazo e nos termos previstos no n.º 1 do art.º 52.º do CIVA.

Pelo exposto, pese embora se encontre estatuído que o prazo para a guarda e conservação dos livros, registos e respetivos documentos de suporte, é de 10 anos, devemos ter em consideração que relativamente aos anos de 2014 e 2015 o prazo de conservação dos livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte é de 12 anos. Veja-se, aliás, a doutrina que se transcreve abaixo. O prazo de 10 anos foi reposto pela Lei n.º 7-A/2016, de 30 de Março (OE/2016).

Informação Vinculativa – Ficha Doutrinária

Diploma: Código do IRC

Artigo: Código do IRC - Artigo 123.º

Assunto: Obrigações contabilísticas das empresas – Prazo de conservação de documentos

Processo: 1995/2014 – Despacho de 2014 / 10 / 08 do Diretor-Geral

Conteúdo:

1. A Lei nº 2/2014, de 16 de Janeiro, veio conferir nova redação ao n.º 4 do art.º 123.º do CIRC, o qual passou a dispor que: Os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 12 anos.

2. Tendo-se colocado dúvidas quanto à sua aplicação temporal, foi sancionado o seguinte entendimento:

3. Para efeitos de aplicação no tempo, deverá ter-se em conta o disposto na regra contida no art.º 14.º daquela lei, que tem a epígrafe “Produção de efeitos”, dado tratar-se de uma norma especifica de aplicação temporal.

4. Determina este preceito que a presente lei aplica-se aos períodos de tributação que se iniciem, ou aos factos tributários que ocorram, em ou após 1 de Janeiro de 2014, não distinguindo consoante se trate de normas procedimentais ou substantivas.

5. Assim, a obrigação de conservação dos livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte por 12 anos apenas se verifica quanto aos períodos de tributação que se iniciem em ou após 1 de Janeiro de 2014.

6. Aliás, este alargamento do prazo de conservação dos documentos está em consonância com o alargamento do período de reporte de prejuízos fiscais, o qual só se aplica aos prejuízos apurados em períodos de tributação que se iniciem em ou após 1 de Janeiro de 2014 (n.º 5 do art.º 12.º da Lei n.º 2/2014).

Dito isto, outros prazos que não podemos deixar de ter em consideração são relativos à caducidade, que define o período temporal para liquidação de um imposto, por norma de 4 anos (nº 1 do art. 45º da LGT), assim como à prescrição, que define o prazo para cobrança de um imposto já liquidado, por norma de 8 anos (nº 1 do art. 48º da LGT).

Administrador obrigatório ou voluntário

Os condóminos devem eleger ou nomear, anualmente, um administrador em sede de assembleia plenária. Este, tanto pode ser um dos condóminos como um terceiro, pessoa individual ou colectiva (uma empresa de gestão), externos ao prédio. 

No entanto, enquanto a assembleia não eleger ou nomear um administrador efectivo, o nº 1 do art. 1435º-A do CC determina que as funções devem ser obrigatoriamente desempenhadas pelo condómino cuja fração (ou frações) represente a maior percentagem ou permilagem do prédio. Contudo, o legislador faz duas ressalvas a este regime-regra:

i) Este desobriga-se sempre que outro condómino houver manifestado a sua vontade para exercer o cargo de administrador e houver comunicado tal propósito aos demais condóminos, que aceitam.

ii) Se porventura houver mais de um condómino em igualdade de circunstâncias (leia-se, a mesma percentagem ou permilagem), as funções recaem sobre aquele a que corresponda a primeira letra na ordem alfabética utilizada na descrição das fracções constante do registo predial.

Daqui resulta inequivocamente que impende sobre os condóminos uma obrigatoriedade destes exercerem a administração das partes comuns (cfr. nº 1 do art. 1430º do CC). Essa obrigação inicia-se a partir do momento em que estes adquirem as respectivas fracções autónomas e, consequentemente, passam a exercer a administração, quer da sua propriedade exclusiva, quer das partes comuns em proporção à parcela correspondente ao capital investido. Esta situação pressupõe que, enquanto proprietário da sua fração autónoma, o condómino administra cumulativamente como comproprietário, as partes comuns (cfr. art. 1420º do CC).

Cumpre agora questionar: Se a assembleia eleger um condómino para o cargo de administrador executivo, este tem a obrigação de aceitar ou pode recusar?

Dimana do nº 2 do art. 1º do DL 268/94 de 25 de Outubro que as deliberações devidamente consignadas em acta (e que não tenham sido impugnadas nos termos do art. 1433 do CC ou não enfermem de vício susceptível de nulidade - art. 286º do CC), são vinculativas tanto para os condóminos como para os terceiros titulares de direitos relativos às fracções.

O legislador não faz qualquer distinção, pelo que, também as deliberações electivas vinculam todos os condóminos, inclusive que hajam votado contra tal decisão colegial, pelo que, impende sobre todos a elegibilidade para o cargo.

Atente-se que, em sede condominial, para que haja uma eleição, não tem que haver candidaturas prévias de condóminos que espontaneamente se voluntariem para exercer o cargo, como ocorre nas assembleia associativas e condominiais, onde os associados e sócios formam listas candidatas.

No entanto, um condómino tem legitimidade para se recusar a aceitar a eleição se lograr demonstrar que o exercício das funções de administrador não são compatíveis com o cargo profissional que desempenhe (não será legitimo exigir que um condómino eleito Presidente da República, tenha que exercer tal função) ou haja manifesta indisponibilidade (também não será legitimo exigir que um condómino a residir e trabalhar em país estrangeiro tenha de exercer essa função).

O mesmo princípio é válido para o caso de, tendo terminado o seu mandato, a assembleia de condóminos proceda à sua reeleição para um novo, ou para sucessivos exercícios administrativos, podendo incorrer em abuso de direito. O abuso de direito pressupõe a existência de um direito radicado na esfera do titular, direito que, contudo, é exercido por forma ilegítima por exceder manifestamente a boa fé, os bons costumes ou o seu fim social ou económico (art. 334º do CC).

Nomeação judicial do administrador

Do Código Civil

Artigo 1435º

(Administrador)

1. O administrador é eleito e exonerado pela assembleia.

2. Se a assembleia não eleger administrador, será este nomeado pelo tribunal a requerimento de qualquer dos condóminos.

3. O administrador pode ser exonerado pelo tribunal, a requerimento de qualquer condómino, quando se mostre que praticou irregularidades ou agiu com negligência no exercício das suas funções.

4. O cargo de administrador é remunerável e tanto pode ser desempenhado por um dos condóminos como por terceiro; o período de funções é, salvo disposição em contrário, de um ano, renovável.

5. O administrador mantém-se em funcões até que seja eleito ou nomeado o seu sucessor.

Artigo 1435º-A

(Administrador provisório)

1. Se a assembleia de condóminos não eleger administrador e este não houver sido nomeado judicialmente, as correspondentes funções são obrigatoriamente desempenhadas, a título provisório, pelo condómino cuja fracção ou fracções representem a maior percentagem do capital investido, salvo se outro condómino houver manifestado vontade de exercer o cargo e houver comunicado tal propósito aos demais condóminos.

2. Quando, nos termos do número anterior, houver mais de um condómino em igualdade de circunstâncias, as funções recaem sobre aquele a que corresponda a primeira letra na ordem alfabética utilizada na descrição das fracções constante do registo predial.

3. Logo que seja eleito ou judicialmente nomeado um administrador, o condómino que nos termos do presente artigo se encontre provido na administração cessa funções, devendo entregar àquele todos os documentos respeitantes ao condomínio que estejam confiados à sua guarda.

Do Código de Processo Civil

Artigo 1003º

Nomeação de administrador na propriedade horizontal

1 - O condómino que pretenda a nomeação judicial de administrador da parte comum de edifício sujeito a propriedade horizontal indica a pessoa que reputa idónea, justificando a escolha.

2 - São citados para contestar os outros condóminos, os quais podem indicar pessoas diferentes, justificando a indicação.

3 - Se houver contestação, observa-se o disposto nos n.ºs 2 e 3 do artigo 1000.º; na falta de contestação, é nomeada a pessoa indicada pelo requerente.

Artigo 1000º

Suprimento de consentimento no caso de recusa

1 - (...)

2 - Deduzindo o citado contestação, é designado dia para a audiência final, depois de concluídas as diligências que haja necessidade de realizar previamente.

3 - Na audiência são ouvidos os interessados e, produzidas as provas que forem admitidas, resolve-se, sendo a resolução transcrita na ata da audiência.

4 - (...)

Da conjugação dos art. 1435º-A do Código Civil (doravante CC) com o art. 1003º de Código do Processo Civil (doravante CPC) resulta o seguinte regime:

i. Caso não se consiga reunir/constituir a assembleia de condóminos nos termos do art. 1432º do CC, qualquer condómino pode, nos termos do art. 1003º, nº 1, do CPC, requerer ao tribunal que nomeie judicialmente um administrador.

Conforme se refere em Abrantes Geraldes, Paulo Pimenta e Luís Filipe Sousa, Código de Processo Civil Anotado, II Vol., 2ª ed., 2022, Almedina, pag. 482, «Incumbe ao condómino requerente alegar e demonstrar que não se conseguiu reunir a assembleia ou que, tendo esta decorrido, não foi possível eleger o administrador, devendo indicar a pessoa que repute idónea para o exercício do cargo.»

ii. O condómino que pretenda a nomeação judicial do administrador deve indicar a pessoa (condómino ou terceiro), que aceite obviamente a nomeação e que repute idónea, justificando a sua escolha.

iii. O juíz procede à citação dos demais condóminos para, querendo, contestar a nomeação, podendo aqueles indicar pessoas diferentes, justificando as respectivas indicações.

iv. Havendo contestação dos citados, é designado dia para a audiência final, depois de concluídas as diligências que haja necessidade de realizar previamente. Na audiência são ouvidos os interessados e, produzidas as provas que forem admitidas, resolvendo-se, sendo a resolução transcrita na acta da audiência.

v. Na falta de contestação, é nomeado como administrador do condomínio a pessoa indicada pelo requerente.

vi. Uma vez nomeado o administrador, assiste a este os poderes para convocar a realização de assembleias de condóminos (art. 1431º, nº 2, do CC) e bem assim, exercer os poderes-deveres elencados no art. 1436º do CC e DL 268/94 de 25 de Outubro, sem prejuízo de outras normas legais que lhe sejam aplicáveis

Atente-se que a designação provisória como administrador do condómino cujas fracções representem a maioria do capital investido (art. 1435º-A, nº1, do CC) constitui solução supletiva aplicável enquanto não se logre a nomeação judicial de administrador, o que bem se compreende porquanto a designação judicial tenderá mais a assegurar a tutela dos interesses do (colectivo) condomínio do que a assunção do cargo, a título provisório, pelo condómino com maior número de votos. O carácter supletivo da solução do nº 1 do art. 1435º-A do CC decorre, inequivocamente, do disposto no nº 3 do mesmo artigo.

Afixação publicidade na fachada

A publicidade pode conter-se nas seguintes modalidades:

i) Mensagens afixadas ou inscritas em bens que são propriedade privada do interessado (condómino ou arrendatário) e que não são visíveis ou audíveis do espaço exterior, como por exemplo, a exibição de placas ou anúncios a divulgar algo no interior do espaço sem que seja visível ou audível do espaço exterior;

ii) Mensagens afixadas ou inscritas em bens que são propriedade privada do interessado (condómino ou arrendatário), e que são visíveis ou audíveis do exterior, mas não o ocupam, como por exemplo, a exibição de mensagens em vinil ou a utilização de meios sonoros na parte interior de uma montra;

iii) Mensagens afixadas e que ocupam o espaço exterior, como por exemplo, uma placa publicitária ou ementa cravejada na fachada e que se pode projectar para o espaço público;

iv) Mensagens publicitárias que ocupam sempre o espaço público contíguo ao estabelecimento, como por exemplo, a utilização de um tripé de uma ementa junto a um determinado estabelecimento.

No presente escrito, debruço-me sobre a publicidade afixada na fachada de um edifício.

Primeiramente, impera a necessidade de esmiuçar os conceitos chave em crise, nomeadamente, sobre o conceitos de propriedade horizontal, partes comuns, fachada do edifício e compropriedade.

A propriedade horizontal é uma figura típica dos direitos reais que se traduz na situação em que as fracções independentes de um edifício, como estrutura unitária, pertencem a proprietários diversos, exclusivos em relação a tais fracções e comproprietários das respetivas partes comuns, em quadro de incindibilidade desses direitos (cfr. art. 1414º e 1420º, ambos do Código Civil).

A propriedade horizontal traduz-se (cfr. art. 1420º e 1421º do CC) na coexistência de um direito real de propriedade singular, que tem por objecto fracção autónoma do edifício, com um direito de compropriedade que tem por objecto as partes comuns mencionadas no art. 1421º do CC (conjunto de direitos que é incindível – nº 2 do citado art. 1420º do mesmo diploma legal), entende que o condomínio “é a figura definidora da situação em que uma coisa materialmente indivisa ou com estrutura unitária pertence a vários titulares, mas tendo cada um deles direitos privativos ou exclusivos de natureza dominial-daí a expressão condomínio-sobre fracções determinadas” e, nesta medida, dever-se-á estender a personalidade judiciária a este determinado património autónomo.

A noção de propriedade horizontal não deve ser confundida com a figura jurídica da compropriedade. Com efeito, cada condómino detém, para além do direito de propriedade sobre a sua fração, a compropriedade das partes comuns do prédio. Ora, nos termos do artigo 1421.º, n.º 1, alínea a) do Código Civil, constituem partes comuns do prédio a fachada e o revestimento das fachadas, quando consideradas na qualidade de paredes mestras e integrarem a estrutura do prédio.

A fachada é cada uma das faces aparentes do edifício, constituída por uma ou mais paredes exteriores directamente relacionadas entre si, identificando-se usualmente pela sua orientação geográfica (fachada norte, fachada sul, etc.) ou relativamente à entrada principal do edifício, tomando neste caso as designações: fachada principal (onde se localiza a entrada principal), fachadas laterais (esquerda e direita), e fachada de tardoz ou fachada posterior. Um edifício pode ter várias fachadas com a mesma orientação geográfica, em distintos planos, sendo que, as fachadas que se desenvolvem em planos mais recuados são vulgarmente designadas por fachadas recuadas.

Do ponto de vista urbanístico, para efeitos de definição da edificabilidade, têm sobretudo relevância as fachadas que se desenvolvem a partir do nível do solo e confrontam com a via pública ou com logradouros. O controlo das fachadas recuadas pode ser efetuado através dos parâmetros de edificabilidade que regulam a altura da edificação.

Sendo os condóminos comproprietários das partes comuns do prédio, é-lhes aplicável nesta relação jurídica, o disposto nos art. 1406º, 1420º e 1422º, todos do CC, encontrando-se assim sujeitos às limitações que os mencionados dispositivos legais estipulam.

Dimana do art. 1406º que a qualquer condómino é permitido o uso da parte comum do prédio contanto que não a empregue para fim diferente a que a coisa se destina e que o uso que faça dessa parte comum não impeça os restantes condóminos de o fazerem.

Aqui chegados, pode-se concluir que tem o proprietário ou arrendatário de uma fracção comercial legitimidade para proceder à afixação de um reclame publicitário, encontrando-se contudo esta vedada sempre que tal resulte na alteração da linha arquitectónica, no arranjo estético do edifício, ou mesmo que a sua colocação represente uma alteração da funcionalidade da fachada do prédio onde será colocada a mesma.

Atento o quadro factual, a resposta definitiva dependerá sempre de uma análise casuística de cada situação. Assim, nas situações em que a dimensão do reclame publicitário não ultrapasse o perímetro da fachada da loja ou se colocado fora do mesmo, em nada prejudique o arranjo estético da fachada, não aparenta existir qualquer objecção legal à colocação do mesmo. A contrário, o mesmo já não será válido nos casos em que o tamanho do reclame seja manifestamente desproporcional e, consequentemente, prejudique o arranjo estético do prédio.

Dito isto, prima facie, o proprietário ou arrendatário de uma fração autónoma destinada a um fim comercial não pode ver vedado o seu direito de publicitar a sua actividade comercial por uma deliberação tomada em Assembleia Geral de Condóminos, no entanto, esta pode e deve disciplinar sobre a forma (padronizar o formato - p.ex. devem ser todos rectangulares), dimensões (uniformizar o tamanho - p.ex. devem ter todos o mesmo comprimento e altura) e localização (balizar o espaço ocupar - p.ex. devem ser colocados sobre as vitrinas ou parte da arcada) dos reclames publicitários.

Caso o proprietário ou arrendatário pretenda uma solução que não se enquadre nesta disciplina, podem os condóminos, em plenário conciliar todos os interesses, aprovando a afixação da pretendida publicidade na fachada mediante o pagamento ao condomínio de uma pequena renda compensatória pela utilização de um espaço comum extra.

Sem prejuízo de tudo o exposto, esta problemática pode e deve sempre ser aferida e apreciada atentas as circunstâncias de cada caso em concreto em sede de Assembleia Geral de Condóminos.

O acto de impugnação

Qualquer condómino que não esteve presente na assembleia ou que, estando presente em plenário, votou contra a deliberação, nos termos do nº 1 e 2 do art. 1433º do CC, tem o direito de impugnar as deliberações da reunião, exigindo ao administrador que convoque uma assembleia extraordinária para revogar as deliberações ineficazes ou inválidas.

Aos condóminos que queiram ver os seus direitos dirimidos pela assembleia extraordinária, não basta dizer que querem impugnar a ou as deliberações, devendo indicar qual ou quais as deliberações em crise, sem carecer contudo, aqueles, de detalhadamente expor os fundamentos para a sua impugnação. Ou seja, a fundamentação não tem que ser prolixa, basta que seja suficiente o bastante.

O pedido de impugnação deve permitir a um destinatário normal, aperceber-se do itinerário cognoscitivo e valorativo seguido pelo autor do acto, de forma a poder desencadear os mecanismos administrativos atinentes à impugnação, isto é, avançar com a convocação da assembleia de condóminos, indicando as deliberações em crise.

Será considerado suficiente a fundamentação da impugnação quando o seu destinatário, a saber, a assembleia de condóminos, demonstre ter compreendido os motivos determinantes daquela, não competindo, pois, ao administrador, concordar ou discordar. 

Acresce salientar que a fundamentação da impugnação, no que toca à clareza e suficiência, deve ter como padrão um destinatário normal, de modo a ficar este habilitado a perceber conscientemente os direitos e interesses invocados, legítimos e/ou legalmente protegidos.

A fundamentação enquanto expressão escrita, deve conter-se com uma estrutura gramatical, com clareza de exposição razoável, e preferentemente, sem erros ortográficos.

Importa ressalvar que as acções de impugnação das deliberações da assembleia de condóminos devem ser intentadas contra o condomínio e não contra o administrador, sendo que, será a assembleia devidamente representada pelo seu administrador ou por quem a assembleia designar para esse efeito.

Como demandados devem figurar nominativamente todos os condóminos que aprovaram a deliberação ou deliberações impugnadas, por serem estes que têm interesse em contradizer, embora representados seja pelo administrador, seja pela pessoa que a assembleia tiver designado para esse efeito.

De sublinhar que, conta-se desde a data da deliberação, tanto para os condóminos presentes na assembleia quanto para os ausentes, o prazo de caducidade do direito de acção de anulação da mesma deliberação, sendo que do confronto entre a primitiva e a actual redacção do art. 1344º do CC, resulta da versão vigente que é de 20 dias ou 60 dias o prazo para os condóminos impugnarem as deliberações, contados, respectivamente, da deliberação da assembleia extraordinária, ou, caso não tenha sido solicitada, da data da deliberação.

Estes prazos aplicam-se independentemente de os condóminos terem estado presentes ou não na assembleia onde foi votada a deliberação, e o prazo para interpor acção de anulação da deliberação não depende da comunicação da deliberação ao condómino ausente.

As funções do administrador

O exercício do cargo de administrador de condomínio envolve cada vez mais maior exigência, com um conjunto de tarefas a desempenhar que podem exigir muito trabalho e obrigar frequentemente a lidar com questões jurídicas.

O administrador é um órgão unipessoal, activo, electivo e executivo, que apesar de subordinado hierarquicamente à assembleia dos condóminos, não é totalmente submisso, porquanto o legislador confere-lhe alguns poderes-deveres e obrigações.

Nesta conformidade, compete em especial, ao administrador, as funções elencadas no art. 1436º do CC, porém, as mesmas não se esgotam neste preceito a enumeração das suas obrigações que, além do disposto nos art. 1431º e 1429º/2, in fine, do CC são completadas por outras disposições insitas no códígo cível e outros diplomas avulso.

Assim, incumbe ao administrador:

• Abrir a conta poupança-condomínio, precedendo competente deliberação da assembleia de condóminos (art. 1 DL 269/94) e mobilizá-la (nº 2 DL 269/94.

• Actualizar, o seguro obrigatório de acordo com o índice publicado trimestralmente pelo Instituto de Seguros de Portugal sempre que verifique a existência de uma desconformidade entre o valor contratado pelos condóminos e o valor fixado pela assembleia (art. 5º do DL 268/94). 

• Afixar a identificação do administrador em exercício ou de quem, a título provisório, desempenhe as funções do mesmo, a qual, deve ficar visível na entrada e no local de estilo do prédio ou do conjunto de prédios (art. 1438º-A do CC) ou em local de passagem comum aos condóminos (art. 3º do DL 268/94).

• Apresentação de coisas. O direito de exibição – actio ad exhibendum – traduz-se no exame de qualquer coisa que se encontra em poder do administrador, e serve para que o condómino, enquanto legitimo titular de um direito, se possa esclarecer acerca da existência ou do conteúdo do seu direito, ou se habilite a exercê-lo ou a conservá-lo (art. 574º do CC).

• Apresentação de documentos. São requisitos da apresentação de documentos que o o administrador não o queira facultar; que não tenha motivos fundados para se opor à apresentação; e que o condómino tenha um interesse juridicamente atendível no seu exame, ou que este seja necessário para apurar a existência ou conteúdo do direito, pessoal ou real (ainda que condicional ou a prazo), que invoca (art. 575º do CC). 

• Assegurar a execução das normas vertidas em sede do regulamento do condomínio e bem assim, das disposições legais e administrativas relativas ao condomínio (art. 1436º, al. m) do CC).

• Assegurar a publicitação das regras respeitantes à segurança do edifício ou conjunto de edifícios, designadamente no que respeita às condições de auto-protecção dos espaços comuns, dos sistemas e equipamentos de segurança contra risco de incêndio do edifício e das vias de evacuação comuns (art. 8º do DL 268/94).

• Cobrar as receitas relativamente ao arrendamento da casa da porteira ou outras áreas comuns e efectuar o pagamento das despesas comuns, nomeadamente os serviços de interesse comum (art. 1436º, al. d) do CC).

• Contratar o seguro obrigatório contra o risco de incêndio, quer quanto às fracções autónomas, quer quanto às partes comuns, quando os condóminos o não hajam feito dentro do prazo e pelo valor que, para o efeito, tenha sido fixado em sede plenária (art. 1429º, nº 2 do CC).

• Convocar a assembleia de condomínio anualmente para a discussão e aprovação do relatório de gestão e das contas respeitantes ao último ano e aprovação do orçamento previsional das despesas a efectuar durante o novo exercício administrativo (art. 1431º do CC) e extraordinariamente, sempre que julgue oportuno e se justifique (art. 1436º, al. a) do CC).

• Elaborar um orçamento previsional com as receitas e as despesas relativas a cada novo exercício administrativo, a fazer aprovar em reunião plenária (art. 1431º, nº 1 do CC), correlacionando as despesas com o valor atribuído às fracções autónomas (art. 1418º, nº 1 do CC), de onde resulte o montante proporcional das comparticipações de cada condómino (art. 1436º al. b) do CC).

• Elaborar o regulamento do condomínio disciplinando o uso, a fruição e a conservação das partes comuns (art. 1429º-A do CC).

• Elaborar o regulamento do condomínio disciplinando o uso, a fruição e a conservação quer das partes comuns, quer das fracções autónomas (art. 1418º, nº 2, al. b) do CC).

• Emitir, no prazo máximo de 10 dias, uma declaração de dívida do condómino, sempre que tal seja lhe solicitado pelo mesmo, nomeadamente para efeitos de alienação da fracção autónoma (art. 1436º, al. q) do CC).

• Executar as deliberações da assembleia que não tenham sido objecto de impugnação (art. 286º ou 1433º do CC), no prazo máximo de 15 dias úteis, ou no prazo que por aquela for fixado, salvo nos casos de impossibilidade devidamente fundamentada (art. 1436º, al. i) do CC).

• Exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas havidas aprovadas em sede de orçamento, incluindo os juros legais devidos e as sanções pecuniárias fixadas pelo regulamento do condomínio ou por deliberação da assembleia (art. 1436º, al. f) do CC).

• Facultar uma cópia do regulamento aos terceiros titulares de direitos relativos às fracções. Estes terceiros podem ser um titular de um direito de uso e habitação, um titular de um direito de retenção, um depositário judicial, um fiduciário, um locatário, um inquilino, eventuais herdeiros, os cônjuges, os comproprietários (art. 9º do DL 268/94).

• Guardar as actas e facultar a respectiva consulta, quer aos condóminos, quer aos terceiros titulares de direitos sobre as fracções. Estes terceiros podem ser um titular de um direito de uso e habitação, um titular de um direito de retenção, um depositário judicial, um fiduciário, um locatário, um inquilino, eventuais herdeiros, os cônjuges, os comproprietários (art. 1º, nº 3 do DL 268/94).

• Guarda as cópias autenticadas dos documentos utilizados para instruir o processo de constituição da propriedade horizontal, designadamente do projecto aprovado pela entidade pública competente (art. 2º, nº 1 do DL 268/94).

• Guardar e dar a conhecer aos condóminos todas as notificações dirigidas ao condomínio, designadamente as provenientes das autoridades administrativas (art. 2º, nº 2 do DL 268/94).

• Guardar e manter em arquivo morto todos os documentos que digam respeito ao condomínio (art. 1436º, al. n) do CC).

• Informar, pelo menos semestralmente e por escrito ou por correio electrónico, todos os condóminos e terceiros titulares de direitos sobre as fracções autónomas acerca dos desenvolvimentos de qualquer processo judicial, processo arbitral, procedimento de injunção, procedimento contraordenacional ou procedimento administrativo, salvo no que toca aos processos sujeitos a segredo de justiça ou a processos cuja informação deva, por outro motivo, ser mantida sob reserva (art. 1436º al. p) do CC) 

• Informar, por escrito ou por correio electrónico, os condóminos e terceiros titulares de direitos sobre as fracções autónomas, sempre que o condomínio for citado ou notificado no âmbito de um processo judicial, processo arbitral, procedimento de injunção, procedimento contraordenacional ou procedimento administrativo (art. 1436, al. o) do CC).

• Instaurar acções judiciais destinadas a cobrar o montante das contribuições devidas ao condomínio ou quaisquer despesas necessárias à conservação e fruição das partes comuns e ao pagamento de serviços de interesse comum, que não devam ser suportadas pelo condomínio (art. 6º do DL 268/94).

• Intervir em todas as situações de urgência que o exijam, convocando de imediato assembleia extraordinária de condóminos para ratificação da sua actuação (art. 1436º, al. r) do CC).

• Lavrar as actas das assembleias quando nelas tenha servido de presidente da mesa (art. 1º, nº 1 do DL 268/94).

• Obrigação da prestação de informações, sempre que o condómino, enquanto titular de um direito tenha dúvida fundada acerca de qualquer assunto e o administrador esteja em condições de prestar as informações necessárias (art. 573º do CC).

• Prestar contas à assembleia (art. 1436º, al. l) do CC). Enquanto órgão executivo que, quotidianamente, procede a pagamentos e a recebimentos referentes ao condomínio, terá o dever de prestar contas desses valores (que montantes foram recebidos, que montantes não foram cobrados, que valores foram objecto de pagamento, qual a sua causa, a compatibilização desses valores com as deliberações condominiais, a respectiva adequação com o orçamento aprovado ou a cabimentação relativamente a valores de cariz extraordinário, etc.) perante o conjunto dos condóminos. Se o administrador se recusar a prestar contas, o condomínio pode exigir-lhas através da instauração de um processo especial de prestação de contas (art. 941º e ss do CPC).

• Proceder à constituição e depósito em instituição bancária do Fundo Comum de Reserva (art. 4º do DL 268/94).

• Realizar todos os actos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns, garantindo a utilização e conservação das partes e coisas comuns do condomínio (art. 1436º, al. g) do CC).

• Receber as notificações relativas a obras de reparação, beneficiação ou conservação ou a demolições, embargos ou despejos administrativos, a que se referem os art. 9º, 10º, 12º e 165º do RGEU (DL 38 382 de 7/8 - art. 11º).

• Recorrer aos mecanismos legais (centros de arbitragem, julgados de paz e tribunais judiciais) para a apresentação de queixas-crime relacionadas com as partes comuns (art. 1437º, nº 3 do CC).

• Regular o uso das coisas comuns quando não seja por exemplo possível o seu uso simultâneo e a prestação dos serviços de interesse comum (art. 1436º, al. h) do CC).

• Representar o conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas, tais como a câmara municipal, junta de freguesia, conservatória, etc. (art. 1436º, al. j) do CC).

• Representar o condomínio perante o tribunal, atento o facto de a personalidade judiciária do condomínio coincidir com a das funções do administrador (art. 1437º, nº 1 do CC e art. 12º, al. e) do CPC).

• Sempre que estiver em causa deliberação da assembleia de condóminos relativamente a obras de conservação extraordinária ou que constituam inovação, a realizar no edifício ou no conjunto de edifícios, apresentar pelo menos três orçamentos de diferentes proveniências para a execução das mesmas, desde que o regulamento de condomínio ou a assembleia de condóminos não disponha de forma diferente (art. 1436º, nº 2 do CC).

• Verificar a existência do seguro contra o risco de incêndio, propondo à assembleia o montante do capital seguro (art. 1436º, al. c) do CC).

• Verificar a existência do fundo comum de reserva, de constituição obrigatória e para o qual, cada condómino contribui para esse fundo com uma quantia correspondente a, pelo menos, 10% da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio (art. 1436º, al. e) do CC e art. 4º do DL 268/94)

Por outro lado, sendo, como é, um mandatário, o administrador está sujeito ao disposto no art. 1161º do Código Civil:

a) A praticar os actos compreendidos no mandato, segundo as instruções do mandante;
b) A prestar as informações que este lhe peça, relativas ao estado da gestão;
c) A comunicar ao mandante, com prontidão, a execução do mandato ou, se o não tiver executado, a razão por que assim procedeu;
d) A prestar contas, findo o mandato ou quando o mandante as exigir;
e) A entregar ao mandante o que recebeu em execução do mandato ou no exercício deste, se o não despendeu normalmente no cumprimento do contrato.

O administrador de condomínio que não cumprir as funções que lhe são cometidas no art. 1436º do CC, no DL 268/94 de 25/10 e noutras disposições legais ou em deliberações da assembleia de condóminos é civilmente responsável pela sua omissão, sem prejuízo de eventual responsabilidade criminal, se aplicável.

De observar que o actual texto do Código, como já acontecia com o anterior (que eliminara a referência à sanção que o nº 3 do art. 34º do DL 40 333 cominava para a falta do administrador de não efectuar e manter o seguro do edifício contra o risco de incêndio), não contém qualquer referência à responsabilidade do administrador decorrente do exercício da sua função. Isto porque funciona o princípio geral do art. 483º do CC de que deriva a obrigação de indemnizar na medida do dano causado, conforme os art. 562º, 563º e 564º daquele mesmo diploma.

Assim, o administrador do condomínio é sempre responsável pelo escrupuloso cumprimento das suas funções, podendo incorrer na obrigação de indemnizar os condóminos (ou mesmo terceiros) quando, no exercício das mesmas, ilicitamente lhes causar, por dolo ou mera culpa, qualquer dano.

Prazo validade facturas

Facturas a guardar pelo período de 6 meses

As facturas relacionadas com serviços prestados ao condomínio (isto é, as dos consumos de água, da electricidade, das telecomunicações, limpeza, etc.) devem ser guardadas durante 6 meses, tratando-se deste de um prazo disponível para que as respecivas empresas que prestam estes serviços cobrem os consumos efectuados.

Decorrido este prazo, as facturas prescrevem. Nesta factualidade, caso alguma destas empresas pretenda efectuar a cobrança destes serviços, não impende sobre o condomínio a obrigação o pagamento dos mesmos, 

De acordo com a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10º da Lei nº 23/96, de 26 de Julho), “o direito ao recebimento do preço do serviço prestado prescreve no prazo de seis meses após a sua prestação”.

Facturas a guardar pelo período de 1 ano

Se se realizarem algum serviço no condomínio, serviços conservação, manutenção ou reparação nas canalizações, pinturas, ou electricidade, por exemplo, poderá vir a ser necessário reclamar de algum desses serviços, tendo o administrador um ano para realizar esse procedimento.

Destarte, o tempo pelo qual se deve guardar essas facturas é também de um ano, porquanto, após esse tempo perde-se o direito de fazer reclamações sobre esses serviços.

Facturas a guardar pelo período de 2 anos

Nos serviços prestados por profissionais liberais, nomeadamente, pelo administrador do condomínio, deve-se guardar sempre os comprovativos de pagamento de despesas com estes profissionais, pelo menos por 2 anos.

Facturas a guardar pelo período de 3 anos

Devem-se guardar facturas da compra de bens móveis durante três anos. Por isso, sempre que se comprar móveis para a sala de reuniões do condomínio, electrodomésticos para salão convívio comum, ou quaisquer outras coisas para uso dos condóminos, deve guardar-se as facturas por este período.

Regra geral estes produtos apresentam como garantia mínima o período de 3 anos. Logo, deve-se guardar os documentos durante esse tempo. Importa desde logo  ressalvar que se se possuir uma extensão da garantia, deve-se guardar também este comprovativo da mesma.

Facturas a guardar pelo período de 4 anos

O condomínio ou os proprietários que obtenham rendimentos, com o arrendamento, respectivamente, de uma parte comum do prédio, ou da fracção autónoma tem de declarar os rendimentos obtidos como rendimentos prediais. Como o Fisco pode pedir a confirmação dos dados inseridos no IRS, se se for alvo de uma inspecção fiscal, deve-se guardar os comprovativos pelo prazo indicado..

Facturas a guardar pelo período de 5 ou 10 anos

Se se contratar um serviço de empreitada, deve-se guardar as facturas por um período de 10 anos. Este prazo aplica-se quando esteja em causa defeitos que afectem elementos construtivos estruturais. Já no que se refere às restantes faltas de conformidade, o prazo para guardar as facturas é de cinco anos.

Facturas a guardar pelo período de 5 ou 20 anos

Os comprovativos de pagamento da renda ou do condomínio devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. Este prazo aplica-se somente às comparticipações renováveis periodicamente. As facturas não balizadas neste quesito, atento o prazo ordinário de prescrição, devem-se guardar pelo prazo de 20 anos.

Livro de reclamações

O livro de Reclamações, enquanto instrumento de cidadania, está regulamentado através do DL n º156/2005, de 15 de Setembro com as alterações subsequentes e está disponível nos formatos electrónico – através da correspondente plataforma tecnológica – e físico.

O condómino (enquanto consumidor pelo serviço prestado) tem à sua disposição o livro de reclamações físico no estabelecimento do operador (escritório da empresa de administração de condomínios) e o electrónico em www.livroreclamacoes.pt, onde poderá submeter a reclamação contra a empresa reclamada, ficando este obrigado a responder ao consumidor no prazo máximo de 15 dias úteis, sendo a reclamação também objecto de tratamento pela respectiva entidade reguladora ou fiscalizadora competente.

Quando o condómino apresenta uma reclamação através do Livro de Reclamações Electrónico, o administrador - enquanto operador económico - está obrigado a enviar-lhe uma resposta para o e-mail indicado no prazo de 15 dias úteis, que é recebida pela entidade reguladora/fiscalizadora da actividade desse operador económico, conforme a legislação havida em vigor.

Nesta conformidade, após a feitura da reclamação, o condómino deve aguardar pela resposta à mesma, contudo, caso decorram os referidos 15 dias úteis sem que o condómino tenha obtido uma competente resposta, pode e deve denunciar a situação à entidade reguladora/fiscalizadora do sector em questão, que actualmente, é o Instituto dos Mercados Públicos do Imobiliário e da Construção (IMPIC). Esta entidade tem o poder de fiscalização quanto ao cumprimento das regras relativas à existência e disponibilização ao público do Livro de Reclamações nestas empresas.

No entanto, se o condómino obteve uma resposta dentro dos referidos 15 dias úteis, mas a mesma não foi de todo ao encontro da sua melhor expectativa, se assim o entender, pode e deve recorrer à resolução alternativa de conflitos.

A generalidade das reclamações feitas contra as empresas de administração de condomínio, via de regra, estão relacionadas com questões contratuais entre o condomínio e o administrador, nomeadamente no que concerne ao incumprimento do prazo para as marcações das assembleias de condóminos, a falta ou a deficiente prestação de contas e /ou da respectiva documentação comprovativa de suporte ou a não resolução atempada de problemas relacionados com as partes comuns do prédio.

Caso o condómino pretenda apresentar a sua reclamação relativa à actuação de uma empresa de administração de condomínio pode, ainda, recorrer ao Livro de Reclamações Electrónico. 

Para preencher uma reclamação no Livro de Reclamações Electrónico, o condómino deve:

• Reunir toda a documentação necessária, nomeadamente os dados de identificação da empresa de administração sobre a qual pretende reclamar;
• Aceder à plataforma do Livro de Reclamações Electrónico e seleccionar a opção "Fazer reclamação";
• Preencher todos os campos do formulário que são apresentados e relatar de forma clara os factos que motivaram a reclamação;
• Indicar o seu endereço de e-mail para receber as notificações relacionadas com a reclamação na sua caixa de correio electrónico;
• Finalmente, clicar em "Submeter".

Atente que o Livro de Reclamações Electrónico não é um mecanismo de resolução de conflitos de consumo. No caso de se sentir lesado, pode recorrer aos Centros de Arbitragem de Conflitos de Consumo e Centros de Informação Autárquicos ao Consumidor (CIAC). 

Para obter mais informações acerca destas entidades, pesquise no nosso blogue.

Os estabelecimentos / escritórios das empresas de administração de condomínios têm de ter um Livro de Reclamações?

Sim, de acordo com o previsto no nº 2 do art. 1º do DL 156/2005, de 15 de Setembro, com as alterações introduzidas pelo DL 371/2007, de 6 de Novembro, passou a ser obrigatória a existência de um Livro de Reclamações, para todos os prestadores de serviços ou fornecedores de bens, desde que exista um estabelecimento físico, fixo ou permanente que tenha um contacto directo com o público.

Em que situações não é o Livro de Reclamações obrigatório?

Não é necessário ter o Livro de Reclamações, se estivermos perante estaleiros, tal como definidos no DL 155/95, de 1 de Julho, como os locais temporários ou móveis onde se efectuam trabalhos de construção de edifícios e de engenharia civil, designadamente:

• Escavação;
• Terraplanagem;
• Construção de edifícios;
• Ampliação de edifícios;
• Alteração de edifícios;
• Reparação, restauro e conservação de edifícios;
• Montagem e desmontagem de elementos pré-fabricados;
• Montagem e desmontagem de andaimes, gruas e outros aparelhos elevatórios;
• Demolição;
• Trabalhos especializados no domínio da água (irrigação, drenagem, adução, redes e tratamento de esgotos);
• Canalizações (instalações de gás, água e equipamento sanitário);
• Instalações de aquecimento e de ventilação (instalação de aquecimento central, ar condicionado e ventilação);
• Isolamento térmico, acústico, antivibrações e impermeabilização;
• Instalações elétricas, de antenas, para-raios e telefones;
• Outros trabalhos que possam ter de efectuar-se em obras de construção de edifícios e de engenharia civil;
• bem como os locais onde se desenvolvem actividades de apoio directo àqueles trabalhos.

Quantos Livros de Reclamações pode ter uma empresa de administração de condomínios?

Uma empresa de administração de condomínios pode ter tantos Livros de Reclamações, quantos os locais (sede, sucursais, filiais) onde exerça a sua actividade comercial (para todos os efeitos, aplica-se esta equiparação) , através de serviços de atendimento ao público.

A publicitação no sítio da Internet com instrumentos que permitam os consumidores reclamarem dispensa a existência do Livro de Reclamações?

Não. Esta prerrogativa é facultativa, não dispensando a existência do Livro de Reclamações.

Os Livros de Reclamações têm algum modelo próprio?

Sim, os livros de reclamações têm de se conformar com os modelos estabelecidos na Portaria nº 1288/2005, de 15 de Dezembro.

O não envio do original destacado do Livro de Reclamações, contendo a reclamação, tem algumas consequências?

Sim. A omissão deste procedimento, constitui contra-ordenação punível com coima de € 250,00 a € 3 500,00 e de € 3 550,00 a € 30 000,00, consoante o infractor seja pessoa singular ou colectiva.

Existe uma obrigação da empresa também facultar uma cópia da reclamação ao condómino?

Sim, existe a obrigação de entregar o duplicado da reclamação ao condómino.

Actos de administração ordinários vs extraordinários

Resulta do disposto no art. 1430º/1 do CC que a administração das partes comuns do edifício compete, em primeira linha, à assembleia dos condóminos, mediante a tomada de deliberações colegiais, tomadas em plenário, por maioria simples ou qualificadas, atento o capital investido (cfr. art. 1418º/1 CC) e a executar pelo administrador (cfr. art. 1436º CC).

Nesta factualidade, cabe-lhe, portanto, deliberar relativamente a todos e quaisquer actos no âmbito da administração ordinária, e bem assim, da administração extraordinária. 

Dito isto, cumpre todavia distinguir como podemos estabelecer a definição sobre qual o tipo de actos que devem ser havidos como de administração ordinária ou extraordinária?

Desde logo, sempre podemos afirma que um qualquer acto de administração, para ser qualificado como de administração ordinária ou administração extraordinário, não só não depende de um qualquer critério quantitativo como, por outro lado, não existe consenso suficiente para se definir quais os elementos qualitativos bastantes que permitam realizar um exercício seguro de qualificação jurídica. 

Daqui resulta que tudo depende, portanto, de uma competente análise, realizada casuísticamente, às atribuições da pessoa colectiva ou a ela equiparada (como é o caso dos condomínios), da sua actividade habitual e ainda de outros elementos factuais que importam trazer à lide.

Assim, serão actos de administração ordinária ou de gestão corrente, os que atendam às necessidades normais e quotidianas, os que preparam a execução de actos definitivos, e os actos praticados em áreas de maior discricionariedade contanto não comportem decisões de fundo susceptíveis de impedir ou condicionar os condóminos e que não corporizem inovações ou alterações no condomínio.

Nesta conformidade, serão, ao invés, actos de administração extraordinária ou de disposição, aqueles que exorbitam os actos da mera administração ordinária, ou seja, que se contenham de carácter definitivo e totalmente vinculativos, e ainda que traduzam inovações ou alterações atinentes à situação precedente havida no condomínio.

A este propósito, e com as devidas adaptações, podemos atentar às palavras de Pires de Lima e Antunes Varela que nos ensinam que:

"A administração pode ser ordinária ou extraordinária: 

• é ordinária quando se destina a prover à conservação dos bens ou a promover a sua frutificação normal; 
• é extraordinária quando visa a realização de benfeitorias ou melhoramentos nas coisas ou a frutificação anormal (leia-se, excepcional)* dos bens"

Ora, a título meramente ilustrativo, a possibilidade legal de se celebrarem contratos de duração limitada, o que constitui uma ruptura com o anterior princípio da renovação automática dos contratos de arrendamento para fins habitacionais, faz com que estes possam traduzir-se em simples actos de administração ordinária e não em actos de disposição (cfr. art. 1305º CC), como era anteriormente entendido.

Artigo 1024º
(A locação como acto de administração)

1. A locação constitui, para o locador, um acto de administração ordinária, excepto quando for celebrada por prazo superior a seis anos.

2. Porém, o arrendamento de prédio indiviso feito pelo consorte ou consortes administradores só se considera válido quando os restantes comproprietários manifestem, antes ou depois do contrato, o seu assentimento; se a lei exigir escritura pública para a celebração do arrendamento, deve o assentimento ser prestado por igual forma.

Notas:

* Entre parêntesis, sublinhado nosso.