Assembleias online

O que é uma Assembleia online (virtual)?

Uma Assembleia online ou virtual é uma reunião de condóminos realizada no ambiente digital (rede de internet) através do uso de diversos meios telemáticos (aplicativos) disponibilizados gratuitamente por várias empresas, a qual, pode ser uma interessante alternativa às assembleias presenciais porquanto pode promover uma maior participação dos condóminos que assim não tem que sair do conforto do lar para se deslocarem ao local de realização da reunião plenária.

As assembleias virtuais vieram para ficar?

A era digital com os seus constantes avanços tecnológicos estão continuamente a modificar a forma como interagimos uns com os outros e com o mundo em geral, pelo que, os condomínios, para o seu regular funcionamento administrativo, podem e devem acompanhar esta evolução, podendo também as assembleia adaptar-se a esta nova realidade.

Quais são as vantagens?

As vantagens e benefícios atinentes à realização de assembleias virtuais têm-se muito superiores às eventuais desvantagens (a maior desvantagem será porventura o facto de alguns condóminos poderem não dominar esta nova tecnologia). Mas a maior vantagem será indubitavelmente a objectividade, porquanto, os condóminos terão que se focar nos pontos em discussão, tendo que fazer propostas, debater e votar de forma mais organizada, evitando-se outrossim, conversas laterais ou comentários descontextualizados.

Acresce sublinhar que esta metodologia promove uma maior participação dos condóminos, sendo que, nos países onde se tem consolidada esta prática, é referida a existência de uma notável convivência durante a realização da reunião plenária.

As assembleias de condomínio virtuais são legais?

Com a reforma operada pelo DL 76-A/2006 passou a existir a possibilidade de se realizarem Assembleias Gerais virtuais (leia-se, por meios telemáticos), nomeadamente através de videoconferência, a qual foi consagrada no art. 377º, nº 6, al. b) do CSC, podendo, assim, realizarem-se Assembleias Gerais através destes meios, desde que os estatutos da sociedade não o proíbam. No entanto, apesar deste artigo apenas dizer respeito às Sociedades Anónimas, por força do art. 248º, nº 1 do mesmo diploma, estende-se às Sociedades por Quotas.

No passado havia quem defendesse que a realização de assembleias de condomínio virtuais era uma prática não conforme à letra lei e portanto, passíveis de impugnação nos termos do art. 1433º do CC. De facto, o regime da propriedade horizontal tinha-se omisso nesta matéria, no entanto, mediante disposição contida no regulamento, aprovada em reunião plenária, por unanimidade, podiam os condóminos reunir-se nestes termos.

No mais, se dúvidas subsistissem, a Lei nº 1-A/2020, no seu art. 5º refere-se a “entidades públicas e privadas” dando a entender que o que se disse em relação às sociedades comerciais se aplica outrossim ao universo completo de pessoas coletivas, a não ser que os estatutos/regulamento destas proíbam a existência de assembleias gerais online. Mesmo que proibidos, e porque se vão buscar soluções para estas entidades privadas ao regime das sociedades comerciais supletivamente, pode permitir-se uma alteração ad hoc ao regulamento do condomínio, nos termos do art. 54º do CSC.

Como são feitas as convocatórias?

Nos termos do art. 1432º, nº 1 do CC, as assembleias são convocadas por meio de cartas registadas, enviadas com 10 dias de antecedência, sendo que a este meio se pode equiparar o envio do documento por meios telemáticos com assinatura electrónica qualificada, que assegure a sua efectiva recepção, nos termos do DL nº 290-D/99, que institui o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital. 

Isto significa que a convocatória poderá ser enviada por e-mail, desde que, (i) respeitando a antecedência fixada no nº 1 do art. 1432º do CC; (ii) informe que a assembleia geral de condóminos decorrerá através de videoconferência (indicando qual a plataforma, software ou aplicativo a usar e como efectuar o acesso); e (iii) seja assinada pela forma indicada e que contenha uma validação cronológica emitida por uma entidade certificadora (os CTT oferecem o serviço Marca do Dia Electrónica, por exemplo).

Como são enviados os documentos?

O art. 289º do CSC estabelece que, com pelo menos 15 dias de antecedência relativamente à data da assembleia, devem ser disponibilizados no site da sociedade – caso exista – os documentos e as informações preparatórios da Assembleia Geral ali mencionados, mas caso este não exista, poderá qualquer accionista requerer que estas informações lhe sejam enviadas no prazo de oito dias após a recepção do pedido, por correio electrónico. No entanto, o envio destas informações por correio electrónico não preclude a obrigação de se enviarem as informações em papel, se o sócio o solicitar.

No âmbito condominial pode-se aplicar, com as necessárias adaptações (não olvidar que na propriedade horizontal, a antecedência exigida é de apenas 10 dias) um idêntico regime, mediante disposição contida no regulamento, aprovada nos termos do art. 1432º, nº 3 do CC. Assim, conjuntamente com a convocatória, o administrador pode obrigar-se a enviar os documentos que lhe sejam exigidos e bem assim toda a informação preparatória da reunião.

Como decorre a assembleia virtual?

Nas assembleias virtuais propriamente ditas, não há qualquer reunião presencial dos condóminos, porquanto todos participam através de meios de comunicação remotos, porém, é possível que nem todos os condóminos tenham acesso a meios telemáticos para participarem nas reuniões, questão que terá de ser acautelada, através da realização de uma assembleia geral mista (reunião presencial para os condóminos que pretendam participar presencialmente por não terem acesso a sistemas de videoconferência, cumulada com a permissão de assistência e participação dos restantes condóminos através de sistema de videoconferência).

Caso os condomínios pretendam optar por este tipo de assembleia torna-se necessário que os meios escolhidos permitam assegurar: (i) a autenticidade e a segurança das comunicações; e (ii) o registo integral da reunião, do seu conteúdo e dos respectivos intervenientes. Neste contexto, a utilização de meios telemáticos e a preocupação em registar a forma de participação foi também reforçada pela Lei nº 1-A/2020 que no respectivo art. 5º refere que “a participação por meios telemáticos, designadamente vídeo ou teleconferência de membros de órgãos colegiais de entidades públicas ou privadas nas respectivas reuniões, não obsta ao regular funcionamento do órgão, designadamente no que respeita ao quórum e às deliberações, devendo, contudo, ficar registado na respectiva acta a forma de participação”. Importa também sublinhar que a realização destas reuniões não pode prejudicar “o regular funcionamento do órgão”, ou seja, a colegialidade da assembleia, pelo que se se verificar interrupção da transmissão por problemas técnicos ou hackers, isso pode determinar a invalidade das deliberações tomadas em plenário.

Destarte, sendo possível a reunião em assembleias gerais utilizando estes meios, colocam-se uma série de questões, pois a realização de reuniões por meios telemáticos tem riscos, e tem uma grande capacidade para litígios, nomeadamente a possibilidade de violação do direito à participação na assembleia de todos os condóminos em condições de participação, discussão e votação e a violação das regras de segurança, autenticidade, identificação dos representantes dos condóminos ou de terceiros titulares de direitos sobre as fracções e registo da reunião. Isto pode levar à consequente invalidade das deliberações tomadas.

No caso de quem assista por videoconferência, numa assembleia virtual ou numa assembleia mista, nos termos da lei, é necessário: (i) assegurar a possibilidade de cada condómino intervir plenamente na reunião, permitindo-se-lhe colocar questões, fazer propostas e votar; (ii) garantir a segurança da videoconferência e verificar a qualidade e a identidade dos participantes na assembleia; e (iii) assegurar a gravação, de modo a poder registar-se o conteúdo da reunião.

Neste caso, para se garantir a autenticidade das declarações e se verificar a identidade dos condóminos importa realizar-se uma verificação visual, que deve ficar registada para comprovar que aqueles condóminos estiveram presentes na reunião e nela participaram. Este expediente pode substituir a tradicional lista de presenças. Quanto ao registo do conteúdo da assembleia através da gravação integral da mesma, atendendo que pode interferir com a protecção de dados pessoais e com a invasão na vida privada dos condóminos, o registo pode ser feito apenas em formato áudio, a não ser quando o regulamento consinta o registo em formato vídeo.

Em relação aos condóminos que pretendam ser representados por via de mandato, estes deverão enviar por correio electrónico ou carta registada uma competente procuração ao Presidente da Mesa da Assembleia Geral, assinada ou com assinatura digital, e este documento deve ser aceite pelo mesmo como representação válida. 

 

Finalmente, para que a reunião decorra com a maior normalidade possível e sem precalços ou confusões, é aconselhável que o Presidente da Mesa da Assembleia Geral elabore previamente um Regimento que tenha por objecto estabelecer as normas de organização e disciplinar o funcionamento da reunião plenária.

 

Como são feitas as votações?

 

Os votos terão necessariamente que ser efectuados de forma verbal e verificação visual, sendo assim emitidos em tempo real durante a realização da assembleia geral virtual, não sendo portanto admitidos votos por correspondência, através de meios electrónicos ou por deliberação por escrito. Para este efeito, o Presidente da Mesa da Assembleia Geral, procederá à chamada ordenada dos condóminos através das letras correspondentes à ordem alfabética utilizada na descrição das fracções constante do registo predial. 

 

Como são lavradas as actas?

 

A redacção das actas das assembleias virtuais não carece de exigências especiais (sendo lavradas como as de qualquer reunião presencial - aliás, com o uso de actas avulsas, estas já se têm feitas em registo informático), excepto no que concerne à necessidade de se ressalvar a forma como foi realizada a reunião e como foram cumpridas as exigidas formalidades legais.

O nº 1 do art. 1º do DL 268/94 de 25/10 estabelece ques actas após lavradas e assinadas pelo Presidente da Mesa da Assembleia Geral e subsequentemente subscritas por todos os condóminos que tenham estado presentes na assembleia, devendo posteriormente serr enviadas cópias aos ausentes (cfr. art. 1432º nº 6 do CC), pelo que, este constrangimento pode ser ultrapassado, (i) enviando-se a acta, nos termos havidos fixados no citado preceito para todos os condómibos, sem excepção, ou enviando-se por correio electronico, para que os condóminos possam apor uma assinatura digital (continuando a exigir-se o envio para os ausentes).