Importa começar por referir os diversos articulados que sobre esta matéria constam quer do Código Comercial (aprovado por Carta de Lei de 28/6/1888 e publicado pelo Decreto de 23/8/1888, do Ministério dos Negócios Eclesiásticos e de Justiça, no decorrer do reinado de D. Luís, tendo o mesmo sido elaborado por Francisco António da Veiga Beirão), após as alterações que mais recentemente lhes foram introduzidas através do art. 8º do DL nº 76-A/2006, de 29/3, quer do CSC, do CRC, assim como do CPA e do CC.
Assim, e no que se refere ao Código Comercial, o art. 31º - «Livros obrigatórios», estipula que as sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para actas. Estipula ainda que os livros de actas podem ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
Referiu-se, atrás, a figura do secretário da sociedade. A estipulação dos seus deveres, obrigações e responsabilidades consta dos art. 446º-A a 446º-F, artigos estes que foram aditados ao CSC pelo DL nº 257/96, de 31/12. Note-se que as al. c) e d) do art. 61º - «Norma revogatória», do DL nº 76-A/2006, de 29/3, revogaram, respectivamente, entre outros articulados, o art. 112º-A - «Legalização de livros», do CRC e os art. 32º - «Legalização de livros», 33º - «Escrituração do livro de inventário e balanços», 34º - «Escrituração do diário», 35º - «Escrituração do razão», 36º - «Função do copiador» e 63º - «Obrigação de prestar contas», do Código Comercial.
Acresce referir que a Lei 3-B/2010, de 28/4, que aprovou o OE/2010, alterou a redacção do nº 6 do art. 23º, revogou a al. j) do art. 5º e o art. 59º, todos do CIS, assim como a verba 13 da Tabela Geral do Imposto do Selo, articulados estes que referiam que a legalização dos livros dos comerciantes, obrigatórios nos termos da lei comercial, estava sujeita à prévia liquidação do imposto do selo. Assim, hoje em dia, tanto os livros de actas como as actas avulso, não estão sujeitas a Imposto do Selo.
Retomando as menções ao Código Comercial, este dispõe, no art. 37º - «Livros das actas das sociedades», que os livros ou as folhas das actas das sociedades servirão para neles se lançarem as actas das reuniões de sócios, de administradores e dos órgãos sociais, devendo cada uma delas expressar a data em que foi celebrada, os nomes dos participantes ou referência à lista de presenças autenticada pela mesa, os votos emitidos, as deliberações tomadas e tudo o mais que possa servir para fazer conhecer e fundamentar estas, e ser assinada pela mesa, quando a houver, e, não a havendo, pelos participantes.
Finalmente, o Código Comercial preconiza, ainda e respectivamente, nos art. 39º - «Requisitos externos dos livros de actas», e 40º - «Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos», que “Sem prejuízo da utilização de livros de actas em suporte electrónico, as actas devem ser lavradas sem intervalos em branco, entrelinhas ou rasuras e que no caso de erro, omissão ou rasura deve tal facto ser ressalvado antes da assinatura”, e que “Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos, podendo os mesmos ser arquivados com recurso a meios electrónicos”.
Quanto aos livros de actas de outros órgãos (de administração ou de fiscalização ou órgão consultivo) – serão os respectivos membros, e nos termos referidos no art. 31º do Código Comercial, a numerar e a rubricar as respectivas folhas e a lavrar os termos de abertura e encerramento, não estando sujeitos, conforme se encontra acima explicitado, a imposto do selo.
É, porém, no CSC, nomeadamente no seu art. 63º - «Actas», que vem estabelecido com muito mais pormenor, não só a justificação da sua imprescindibilidade como os requisitos mínimos que as mesmas devem conter. Assim, e segundo o estabelecido no nº 1 deste artigo, “As deliberações dos sócios só podem ser provadas pelas actas das assembleias ou, quando sejam admitidas deliberações por escrito, pelos documentos donde elas constem.”
Por sua vez, o nº 2 estabelece que a ata deve conter, pelo menos:
a) A identificação da sociedade (recordamos que, relativamente a esta “identificação da sociedade”, deve ser tido em atenção o disposto no artigo 171.º do CSC, pois a sua omissão, segundo o nº 2 do art. 528º, também do CSC, será punida com coima de 250 a 1.500 euros, pelo que aconselhamos a sua leitura para que os requisitos nele constantes fiquem expressos nas correspondentes actas), o lugar, o dia e a hora da reunião;
b) O nome do presidente (significa esta disposição que as assembleias gerais devem ser sempre presididas por um sócio, normalmente pelo que detiver maior participação no capital social, ou, em igualdade de circunstâncias, pelo sócio mais velho, salvo se existir disposição diversa no contrato de sociedade, vide o nº 4 do art. 248º do CSC. É óbvio que no caso das sociedades unipessoais quem preside é o sócio único, como não poderia deixar de ser) e, se os houver, dos secretários;
c) Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou acções de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à acta;
d) A ordem do dia constante da convocatória, salvo quando esta seja anexada à acta;
e) Referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia;
f) O teor das deliberações tomadas;
g) Os resultados das votações;
h) O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.
O nº 3 estipula “Quando a acta deva ser assinada por todos os sócios que tomaram parte na assembleia e algum deles não o faça, podendo fazê-lo (repare-se que não pode deixar de ser tido em atenção, neste caso, o disposto no art. 521º «Recusa ilícita de lavrar acta», do CSC, que dispõe que aquele que, tendo o dever de redigir ou assinar acta de assembleia social, sem justificação o não fizer, ou agir de modo que outrem igualmente obrigado o não possa fazer, será punido, se pena mais grave não couber por força de outra disposição legal, com multa até 120 dias), deve a sociedade notificá-lo judicialmente para que, em prazo não inferior a oito dias, a assine; decorrido esse prazo, a acta tem a força probatória referida no nº 1, desde que esteja assinada pela maioria dos sócios que tomaram parte na assembleia sem prejuízo do direito dos que a não assinaram de invocarem em juízo a falsidade da acta”.
O nº 4 refere que “Quando as deliberações dos sócios constem de escritura pública, de instrumento fora das notas ou de documento particular avulso, deve a gerência, o conselho de administração ou o conselho de administração executivo inscrever no respectivo livro a menção da sua existência”.
O nº 5 estabelece “Sempre que as actas sejam registadas em folhas soltas, deve a gerência ou a administração, o presidente da mesa da assembleia geral e o secretário, quando os houver, tomar as precauções e as medidas necessárias para impedir a sua falsificação”.
O nº 6 dispõe “As actas são lavradas por notário, em instrumento avulso, quando, no início da reunião, a assembleia assim o delibere ou ainda quando algum sócio o requeira em escrito dirigido à gerência, ao conselho de administração ou ao conselho de administração executivo da sociedade e entregue na sede social com cinco dias úteis de antecedência em relação à data da assembleia geral, suportando o sócio requerente as despesas notariais”.
O nº 7 refere que “As actas apenas constantes de documentos particulares avulsos constituem princípio de prova, embora estejam assinadas por todos os sócios que participaram na assembleia”. Finalmente, o nº 8, estabelece que “Nenhum sócio tem o dever de assinar as atas que não estejam consignadas no respectivo livro ou nas folhas soltas, devidamente numeradas e rubricadas”.
Chama-se a especial atenção para o facto de que o art, 70º - «Prestação de contas», do CSC, na redacção que lhe foi introduzida pelo art. 11º do DL 8/2007, de 17/1, e pelo art. 3º do DL 185/2009, de 12/8, estipula que a informação respeitante às contas do exercício e aos demais documentos de prestação de contas devidamente aprovados, está sujeita a registo comercial, nos termos da lei respectiva. Estipula ainda este articulado que as sociedades devem disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respectivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede, cópia integral dos seguintes documentos: Relatório de gestão, Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário, quando não faça parte integrante do relatório de gestão, Certificação legal das contas e o Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
Anote-se, desde já, que a legislação atrás referida é a constante do CRC, o qual estabelece, no seu art. 42º - «Prestação de contas», na redacção que lhe foi introduzida pelo art. 12º do já referido DL 8/2007, de 17/1, que “O registo da prestação de contas consiste no depósito, por transmissão electrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos – ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, - Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados; - Certificação legal das contas; - Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
Alerta-se, ainda, para o nº 4 do art. 15º - «Factos sujeitos a registo obrigatório», deste mesmo Código (CRC), na sua actual redacção, introduzida pelo artigo 5.º do DL 292/2009, de 13 de Outubro, o qual estabelece que o pedido de registo de prestação de contas de sociedades e de estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada deve ser efetcuado até ao 15º dia do 7º mês posterior à data do termo do exercício económico (atente-se que o prazo referido neste articulado está consonante com o prazo estabelecido nos art. 121º, do CIRC, e 113º, do CIRS, ambos com a mesma designação - «Declaração anual de informação contabilística e fiscal».
Retomando as disposições constantes do CSC, e no que respeita ao art. 189º - «Deliberações dos sócios», referente às sociedades em nome colectivo, o mesmo estipula, no nº 1, que “Às deliberações dos sócios e à convocação e funcionamento das assembleias gerais aplica-se o disposto para as sociedades por quotas em tudo quanto a lei ou o contrato de sociedade não dispuserem diferentemente”, no nº 2 encontra-se estipulado que “As deliberações são tomadas por maioria simples dos votos expressos, quando a lei ou o contrato não dispuserem diversamente” e, por sua vez, o nº 3 estabelece que “Além de outros assuntos mencionados na lei ou no contrato, são necessariamente objecto de deliberação dos sócios a apreciação do relatório de gestão e dos documentos de prestação de contas, a aplicação dos resultados, a resolução sobre a proposição, transacção ou desistência de acções da sociedade contra sócios ou gerentes, a nomeação de gerentes de comércio e o consentimento referido no art. 180º (Proibição de concorrência e de participação noutras sociedades)”, e, finalmente, o nº 5 deste artigo, estabelece que: “As actas das reuniões das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios, ou seus representantes, que nelas participaram”.
Relativamente às sociedades por quotas devemos atender ao que dispõem os art. 247º e 248º. Estabelece o primeiro, o art. 247º «Formas de deliberação», que além de deliberações tomadas nos termos do art. 54º (Deliberações unânimes e assembleias universais), os sócios, desde que não exista disposição na lei ou cláusula contratual que o proíba, podem tomar deliberações por voto escrito, além das deliberações em assembleia geral. O gerente lavrará acta, em que mencionará a verificação das circunstâncias que permitem a deliberação por voto escrito, transcreverá a proposta e o voto de cada sócio, declarará a deliberação tomada e enviará cópia desta acta a todos os sócios. A deliberação considera-se tomada no dia em que for recebida a última resposta ou no fim do prazo marcado, caso algum sócio não responda. Note-se que não pode ser tomada deliberação por voto escrito quando algum dos sócios esteja impedido de votar.
O art. 248º «Assembleias gerais», estipula no seu nº 1 que às assembleias gerais das sociedades por quotas se aplica o disposto sobre assembleias gerais das sociedades anónimas, em tudo o que não estiver especificamente regulado para aquelas. Refira-se que o nº 6 deste artigo estipula que as actas das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios que nelas tenham participado.
Quanto às sociedades unipessoais por quotas, o art. 270º-E «Decisões do sócio», estabelece que o sócio único exerce as competências das assembleias gerais, podendo, designadamente, nomear gerentes, devendo as decisões do sócio, de natureza igual às deliberações da assembleia geral, ser registadas em ata por ele assinada.
Referindo-nos agora às sociedades anónimas, o art. 388º «Actas», estabelece que deve ser lavrada uma acta de cada reunião da assembleia geral, devendo estas actas ser redigidas e assinadas por quem nelas tenha servido como presidente e secretário, podendo a assembleia, contudo, deliberar que a ata seja submetida à sua aprovação antes de assinada. Veja-se, também, o que dispõe, nesta matéria, o CPA, nomeadamente nos seus art. 34º e 35º:
Assim, o art. 34º- «Acta da reunião», estabelece no seu nº 1: “De cada reunião é lavrada acta, que contém um resumo de tudo o que nela tenha ocorrido e seja relevante para o conhecimento e a apreciação da legalidade das deliberações tomadas, designadamente a data e o local da reunião, a ordem do dia, os membros presentes, os assuntos apreciados, as deliberações tomadas, a forma e o resultado das respectivas votações e as decisões do presidente”.
Por sua vez, os nº 2, 3, 4 e 5 dispõem, respectivamente, “As actas são lavradas pelo secretário e submetidas à aprovação dos membros no final da respectiva reunião ou no início da reunião seguinte, sendo assinadas, após a aprovação, pelo presidente e pelo secretário”, “Não participam na aprovação da acta os membros que não tenham estado presentes na reunião a que ela respeita”, “Nos casos em que o órgão assim o delibere, a ata é aprovada, logo na reunião a que diga respeito, em minuta sintética, devendo ser depois transcrita com maior concretização e novamente submetida a aprovação”, “O conjunto das actas é autuado e paginado de modo a facilitar a sucessiva inclusão das novas atas e a impedir o seu extravio” e “As deliberações dos órgãos colegiais só se tornam eficazes depois de aprovadas as respectivas actas ou depois de assinadas as minutas e a eficácia das deliberações constantes da minuta cessa se a acta da mesma reunião não as reproduzir”.
Atente-se, agora, aos seguintes comentários a este art. 34º do CPA, respigados da obra «Código do Procedimento Administrativo – Anotado – Comentado – Jurisprudência» – 2.ª edição – Actualizada e Aumentada – 1992 – Livraria Almedina – da autoria de José Manuel Botelho, Américo Pires Esteves e José Cândido de Pinho. Note-se que este Código foi alvo de profundas alterações, levadas a efeito pelo DL 4/2015, de 7/1, e republicado em anexo a este mesmo decreto-lei, mas, dado que o art. 34º não sofreu qualquer alteração, os comentários por nós acima referidos têm toda a actualidade.
A pág. 111, desta obra, a nota 3 refere que “A acta representa o registo formal da formação da vontade do órgão descrevendo tudo o que se passou na reunião”. A pág. 112, a nota 13 refere que “A acta, lavrada pelo secretário ou por quem o substitui, deve ser aprovada no final da reunião ou na reunião seguinte, sendo, de seguida, assinada pelo presidente e pelo secretário. Por vezes, a importância da deliberação não se compadece com formalismos que tendam para a morosidade. Por isso, desde que seja deliberado pela maioria dos membros presentes, a ata ou o texto da deliberação podem ser aprovados nessa mesma reunião sob a forma de minuta, numa primeira redacção da acta”.
Na mesma pág., a nota 14 refere que “As deliberações tomadas só são eficazes e, portanto, só estão aptas a produzirem efeitos jurídicos uma vez aprovadas as actas ou assinadas as minutas. Enquanto isso não acontecer, o acto de deliberação pode até ser válido, mas não será eficaz, nem susceptível de execução”. E, na pág. 113, a nota 18, relativa a jurisprudência, refere que “Se a ata da reunião não satisfazer os requisitos legais, é como se não exista, e as declarações nelas contidas consideram-se inexistentes por carência absoluta de forma, nos termos do art. 363º, nº 5, do Código Administrativo. (Ac. do STA de 19/5/50, CA, 367 e Ac. STA de 1/3/46, II Série de 21/5/46”.
Após a leitura destas anotações, que se reportam úteis para a assimilação da importância da existência das actas, importa regressar ao CPA, para transcrever o seu art. 35º - «Registo na acta do voto de vencido», o qual estipula no nº 1 que “Os membros do órgão colegial podem fazer constar da acta o seu voto de vencido, enunciando as razões que o justifiquem”.
Por sua vez, o nº 2, estabelece: “Aqueles que ficarem vencidos na deliberação tomada e fizerem registo da respectiva declaração de voto na acta ficam isentos da responsabilidade que daquela eventualmente resulte”. Finalmente, o nº 3, dispõe: “Quando se trate de pareceres a dar a outros órgãos administrativos, as deliberações são sempre acompanhadas das declarações de voto apresentadas”.
Cumpre importante salientar que o art. 157º «Campo de aplicação», do CC, estipula que as disposições do capitulo em que está inserido (Pessoas colectivas), são aplicáveis às associações que não tenham por fim o lucro económico dos associados, às fundações de interesse social e ainda às sociedades, quando a analogia das situações o justifique.
Regressando ao CSC, não se pode deixar passar em claro o que dispõe, ainda sobre esta matéria, o art. 515º - «Irregularidade na convocação de assembleias sociais»: “Aquele que, competindo-lhe convocar assembleia geral de sócios, assembleia especial de accionistas ou assembleia de obrigacionistas, omitir ou fizer omitir por outrem a convocação nos prazos da lei ou do contrato social, ou a fizer ou mandar fazer sem cumprimento dos prazos ou das formalidades estabelecidas pela lei ou pelo contrato social, será punido com multa até 30 dias. Se tiver sido presente ao autor do facto, nos termos da lei ou do contrato social, requerimento de convocação de assembleia que devesse ser deferido, a pena será de multa até 90 dias. Se for causado dano grave, material ou moral, e que o autor pudesse prever, a algum sócio que não tenha dado o seu assentimento para o facto, à sociedade, ou a terceiro, a pena será a da infidelidade (Nos termos do nº 1 do art. 527º - «Princípios comuns», do CSC, os factos atrás descritos só serão puníveis quando cometidos com dolo. Considera-se dolo o conhecimento e a vontade de praticar determinado ato que é tipificado na lei como crime. Assim, e de acordo com o disposto no CP, a pena a aplicar ao crime de infidelidade pode consistir em prisão até 3 anos).
Note-se que as irregularidades enumeradas na parte inicial deste art. 515º podem ser ultrapassadas se as deliberações forem tomadas nos termos do art. 54º «Deliberações unânimes e assembleias universais», do CSC (atente-se no que se escreveu acerca do art. 247º), o qual estipula que podem os sócios, em qualquer tipo de sociedade, tomar deliberações unânimes por escrito, e bem assim, reunir-se em assembleia geral, sem observância de formalidades prévias, desde que todos estejam presentes e todos manifestem a vontade de que a assembleia se constitua e delibere sobre determinado assunto.
Estipula ainda este art. 54º que verificada a situação acima mencionada e uma vez manifestada por todos os sócios a vontade de deliberar, devem ser aplicados todos os preceitos legais e contratuais relativos ao funcionamento da assembleia, a qual, porém, só pode deliberar sobre os assuntos consentidos por todos os sócios.
Embora já o tenha referido na análise do nº 3 do art. 63º - Actas, pensamos que não podemos deixar de tornar a alertar para o facto de existir a hipótese de quem tiver a obrigação de redigir as actas se recusar a fazê-lo, e, em tal situação, qual a sanção que o respectivo responsável sofrerá. Ora esta possibilidade está contemplada no art. 521º - «Recusa ilícita de lavrar acta», também ele do CSC, que a seguir se transcreve:
“Aquele que, tendo o dever de redigir ou assinar acta de assembleia social, sem justificação o não fizer, ou agir de modo que outrem igualmente obrigado o não possa fazer, será punido, se pena mais grave não couber por força de outra disposição legal, com multa até 120 dias.”
Ao terminar este trabalho, e para fundamentar um pouco mais a importância de que se revestem as actas, não resistimos a transcrever do artigo da autoria do Prof. Albino de Matos, “A documentação das deliberações sociais no Projeto do Código das Sociedades”, respigado da Revista do Notariado, n.º 1, de 1986, a páginas 47, a seguinte afirmação:
“A função de documentação da acta não se esgota numa finalidade puramente informativa dos resultados da assembleia, satisfazendo antes o escopo de garantir o controle da actividade do órgão soberano. Ao exigir a documentação pela acta a lei visa, não tanto facultar aos interessados uma informação genérica sobre as deliberações sociais, mas essencialmente predispor um meio de verificação e controle da legalidade do procedimento formativo da vontade social»”.