Conteúdo das actas

O Regime da propriedade horizontal tem-se omisso quanto ao conteúdo das actas. O DL 268/94, no seu art. 1º, nº 1 apenas estabelece que "São obrigatoriamente lavradas actas das assembleias de condóminos, redigidas e assinadas por quem nelas tenha servido de presidente e subscritas por todos os condóminos que nelas hajam participado".

Assim, teremos necessariamente que recorrer a outras fontes para podermos obter essa informação, nomeadamente através do Código das Sociedade Comerciais, art. 63º, que estabelece, naquilo que nos aproveita:
2 - A acta deve conter, pelo menos:
a) A identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião;
b) O nome do presidente e, se os houver, dos secretários;
c) Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou acções de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à acta;
d) A ordem do dia constante da convocatória, salvo quando esta seja anexada à acta;
e) Referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia;
f) O teor das deliberações tomadas;
g) Os resultados das votações;
h) O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.

O Código do Procedimento Administrativo (DL nº 4/2015, de 07 de Janeiro), sendo inaplicável aos condomínios pelo seu contexto do Direito administrativo, no seu art. 34º, nº 1, estabelece que: "De cada reunião é lavrada acta, que contém um resumo de tudo o que nela tenha ocorrido e seja relevante para o conhecimento e a apreciação da legalidade das deliberações tomadas, designadamente a data e o local da reunião, a ordem do dia, os membros presentes, os assuntos apreciados, as deliberações tomadas, a forma e o resultado das respectivas votações e as decisões do presidente".

 

Pese embora o art. 63, nº 2, al. f) do CSC não esclareça o alcance do "teor", o art. 34º, nº 1 do CPA, diz-nos que as actas, não têm de conter uma descrição exaustiva ou ao pormenor de tudo o que se passou na assembleia, devendo apenas conter um resumo do que de essencial nela se tiver passado e que seja relevante.

 

"Relevante", será portanto, tudo que for necessário para dar conta, resumidamente, do modo como foram cumpridas as exigências legais da reunião e da formação e manifestação de vontade da assembleia, incluindo a súmula das discussões travadas, o número e o sentido dos votos em cada votação, os votos de vencido, o conteúdo das deliberações tomadas e das propostas sobre que foram votadas. Os seja, nas palavras de Mário Esteves de Oliveira, Pedro Costa Gonçalves – J. Pacheco de Amorim – Código do Procedimento Administrativo - 2ª Edição, Almedina, pág. 184, "as actas devem fornecer todos os elementos necessários à apreciação da legalidade da(s) deliberação(ões) tomada(s)”.

As actas devem assim, de conter o rigor terminológico mínimo para, delas, se poder concluir, sem margem para dúvidas, o que de relevante se passou e qual foi a vontade da assembleia, de forma a possuir o devido valor probatório para os condóminos e terceiros titulares de direitos sobre as fracções ausentes, actuais e futuros, e bem assim, para intervir em pleitos judiciais.

À luz destes ensinamentos, será de considerar que as as actas devem conter, sem prejuízo de outras matérias julgadas pertinentes, pelo menos:

- A identificação do prédio, morada e o respectivo NIPC do condomínio. 

- A indicação do lugar onde ocorreu a reunião e o dia da sua realização.

- A indicação se se trata da primeira ou segunda convocação e o quórum constitutivo verificado.

- O nome do presidente da mesa da assembleia e, se o houver, do secretário.

- Os nomes dos condóminos presentes ou representados e o valor nominal dos votos, salvo se se organizar uma lista de presenças, que deve ser anexada à acta.

- A ordem do dia constante da convocatória, salvo quando esta seja anexada à acta.

- Referência de todos os documentos e relatórios submetidos à apreciação da assembleia, os quais deverão ser anexados à acta.

- Um resumo com o teor do que de essencial se tiver declarado nas deliberações tomadas pelos condóminos.

- Os resultados das votações com a indicação do sentido dos votos de cada condómino.

- As declarações de voto dos condóminos que tenham votado vencidos, se estes assim o requererem.

- A indicação se foram lidas e aprovadas em plenário ou se foi conferido voto de confiança para que o presidente as lavre posteriormente.

As actas devem ainda conter um registo de todos os eventos ocorridos no curso da reunião e que tenham atinência com ela, nomeadamente:

- A indicação da hora do início e do fim da reunião, bem como eventuais interrupções dos trabalhos.

- A chegada de condóminos retardatários, indicando-se o momento em que chegaram.

- A ausência temporária de condóminos durante a assembleia, indicando-se o momento em que saíram e regressaram.

- O abandono por motivo de força maior ou intempestivo dos condóminos, indicando-se o momento em que saíram.

- Os condóminos representados por meio de procuração e que posteriormente compareceram pessoalmente.

- As comunicações feitas pelo administrador à assembleia e vice-versa.