Obrigatoriedade de passar recibos

Os condomínios devem exigir sempre os recibos relativos aos pagamentos por eles efectuados, nomeadamente a fornecedores e prestadores, quer a dinheiro, quer através de cheque, ou por transferência bancária. No entanto, é grande o universo das entidades, que se escusam à emissão de recibos de quitação, com a argumentação de que a mesma não é obrigatória.

Na redacção dos art. 140º e 141º da Tabela Geral do Imposto do Selo, anteriormente à data da entrada em vigor do CIVA, tinha-se estabelecido, respectivamente, que estavam sujeitos à incidência do imposto do selo os “Recibos de valor desconhecido ou quitação geral sem designação de valor, mesmo que fosse recíproca entre duas ou mais pessoas” e os “Recibos, quitações ou quaisquer outros documentos comprovativos do pagamento de transacções ou serviços prestados e, bem assim, os que de algum modo envolvessem desobrigações de dinheiro, valores ou objectos”.

No entanto, a al. d) do nº 2 do art. 2º (Revogação e abolição de impostos), do DL nº 394-B/84, de 26 de Dezembro, diploma este que aprovou o CIVA), o qual, aboliu, a partir da data da entrada em vigor do mesmo Código (1 de Janeiro de 1986), entre outros artigos da Tabela Geral do Imposto do Selo (TGIS), os art. 140º e 141º, desde que, nestes dois últimos casos, os documentos aí referidos comprovassem o pagamento de operações sujeitas a imposto sobre o valor acrescentado, ainda que dele isentas.

Ora, como facilmente se pode verificar, na leitura das disposições acima transcritas, não foram os recibos a ser abolidos mas sim a sua tributação em sede de imposto do selo.

No entanto, muitas foram as empresas que, aproveitando a abolição destes art. 140º e 141º da TGIS emitiram circulares pelos seus clientes, as quais, muito embora com algumas pequenas diferenças, referiam, de um modo genérico, o seguinte: “Considerando que o Regulamento do Imposto do Selo e o CIVA não estabelecem a obrigatoriedade da emissão de recibos à generalidade dos contribuintes, uma vez que a maior parte das transacções é geralmente suportada por facturas ou documentos equivalentes, nos termos do disposto no art. 28º [actual art. 29º] do CIVA, e também porque a grande maioria das formas de pagamento utilizadas disponibilizam documentos comprovativos dos valores entregues, nomeadamente os casos de cheques, e transferências bancárias, deixaremos de proceder ao envio generalizado de recibos respeitantes aos vossos pagamentos das nossas facturas.”

É sabido que a própria Administração Fiscal, voluntária ou involuntariamente, também tem vindo a colaborar no “desprestígio” da figura do recibo, elegendo a factura como documento principal e prevalecente nas relações entre os contribuintes e o Fisco, actuação esta que atingiu o auge com a publicação do DL nº 197/2012, de 24 de Agosto, e a emissão dos Ofícios Circulados nº 30 136, de 19 de Novembro de 2012, e 30 141, de 4 de Janeiro de 2013.

De salientar que o ponto 2.1 do Ofício Circulado nº 30 136 refere que a al. b) do nº 1 do art. 29º do CIVA é alterada, passando a determinar a obrigação de emissão de factura para todas as transmissões de bens ou prestações de serviços, incluindo os pagamentos antecipados, independentemente da qualidade do adquirente ou do destinatário dos mesmos, ainda que estes não a solicitem.

Atente-se, também, à redacção do nº 3 deste mesmo Ofício Circular: “Passa a constar, de forma expressa, no nº 19 aditado ao art. 29º do Código, a interdição da emissão e entrega de documentos de natureza diferente da factura, para titular as operações tributáveis.”

Porém, a Administração Fiscal (ou Tributária, como agora é denominada) é pródiga em surpresas, veja-se o teor da parte I. «Obrigação de emissão e de comunicação de recibo», do Ofício-Circulado nº 30 154, de 30 de Outubro de 2013, relativo ao Regime de IVA de Caixa, no que concerne ao seu ponto 1. «Pelos sujeitos passivos abrangidos pelo regime»: De acordo com o disposto no nº 2 do art. 6º do regime de IVA de caixa, é obrigatória a emissão de recibo no momento do pagamento total ou parcial da factura, ainda que esse pagamento preceda a realização das operações tributáveis. Assim, os sujeitos passivos que optem pelo regime apenas devem emitir e comunicar o respectivo recibo nos termos do referido artigo 6.º quando estejam em causa pagamentos referentes a operações abrangidas pelo regime e cujos adquirentes sejam igualmente sujeitos passivos de imposto.

Devemos, porém, reconhecer que por vezes a Administração Fiscal demonstra subscrever o que, na nossa óptica, são medidas correctas, como se pode observar no teor da seguinte doutrina:

Atente-se ao teor dos nº 3 a 6 da Informação Vinculativa, com Despacho de 24 de Novembro de 2006, relativa ao Processo nº F061 2006150, subordinada ao assunto “Facturas - Documentos de quitação”. «3. A questão objectivamente colocada prende-se com o documento de pagamento/quitação e não com o documento que suporta a operação, a não ser que o recibo seja o único documento, processado para aquela operação, não existe formalismo especial do ponto de vista fiscal.

4. São relevantes nesta matéria, nomeadamente o art. 787º do CC e os art. 40º e 476º do Código Comercial. O art. 787º do CC, refere que: "1 - “Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo. 2 - O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento".

5. Nos termos da citada disposição infere-se que o dever de dar quitação daquilo que se recebe apenas é obrigatório quando aquele que paga exige o respectivo recibo de quitação.

6. Por outro lado, de acordo com o disposto no art. 476º do Código Comercial "o vendedor não pode recusar ao comprador a factura das coisas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou parte do preço que houver reembolsado".»

Um pormenor que não pode deixar de ser tido em atenção é a exigência constante do nº 4 do art. 115º do CIRS, “As pessoas que paguem rendimentos previstos no art. 3º são obrigadas a exigir os respectivos recibos ou facturas”, que embora apenas seja aplicável às aquisições de bens e, ou, serviços efectuadas a sujeitos passivos que sejam Pessoas Singulares, o nº 2 do art. 132º do CIRC vem estipular que o disposto no nº 4 do art. 115º do CIRS é aplicável com as necessárias adaptações aos rendimentos sujeitos a IRC.

Importa abrir aqui um pequeno parêntesis para, a propósito do teor do nº 4 do art. 115º do CIRS acima explicitado, proceder à transcrição da seguinte doutrina:

Informação Vinculativa – Ficha Doutrinária

Diploma: Código do IRS

Art.: 3º, nº 6, 98º e 101º

Assunto: Prestações de Serviços - Sujeição a IRS dos rendimentos e Retenção na fonte

Processo: 993/12, com despacho concordante, datado de 2012-03-08 do Director-Geral

Conteúdo:

1. Nos termos do disposto na al. b) do nº 1 do art. 3º do CIRS, são considerados rendimentos profissionais (rendimentos da categoria B) os auferidos no exercício, por conta própria, de qualquer actividade de prestação de serviços, incluindo as de carácter científico, artístico ou técnico.

2. Os rendimentos da categoria B ficam sujeitos a tributação desde o momento em que para efeitos de IVA seja obrigatória a emissão de factura ou documento equivalente ou, não sendo obrigatória a sua emissão, desde o momento do pagamento ou colocação à disposição dos respectivos titulares, sem prejuízo da aplicação do disposto no art. 18º do CIRC sempre que o rendimento seja determinado com base na contabilidade (cfr. nº 6 do art. 3º do CIRS).

3. Nos termos do disposto no art. 115º do CIRS, os titulares dos rendimentos da categoria B são obrigados: a) a passar recibo, em modelo oficial (vide, Portaria nº 879-A/2010, de 29/11, que aprovou os modelos oficiais do recibo designado de recibo verde electrónico), de todas as importâncias recebidas dos seus clientes, pelas prestações de serviços referidas na alínea b) do nº 1 do art. 3º, ainda que a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas, bem como dos rendimentos indicados na alínea c) do nº 1 do mesmo artigo; ou b) a emitir factura ou documento equivalente por cada transmissão de bens, prestação de serviços ou outras operações efectuadas, e a emitir documento de quitação de todas as importâncias recebidas.

4. Desta forma, de acordo com o previsto no art. 115º do CIRS, os titulares dos rendimentos desta categoria podem optar pela emissão de factura e correspondente recibo de quitação em alternativa à emissão do recibo em modelo oficial, decorrendo do nº 6 do art. 3º do CIRS que o momento da sujeição a tributação em IRS dos rendimentos desta categoria é distinto, consoante haja ou não a obrigação de emissão de factura ou documento equivalente por parte do titular dos rendimentos.

Vejamos, agora, os normativos que entendemos imporem a obrigatoriedade da emissão dos recibos pelas pessoas ou entidades beneficiárias dos respectivos pagamentos. O art. 373º (Assinatura), do CC, refere que “Os documentos particulares devem ser assinados pelo seu autor, ou por outrem a seu rogo, se o rogante não souber ou não puder assinar”.

Por sua vez, o art. 787º (Direito à quitação), também ele do CC, estipula quem: “Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo. O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento”.

Atente-se, também, ao que preconiza o art. 476º (Entrega da factura e do recibo), do Código Comercial: “O vendedor não pode recusar ao comprador a factura das cousas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou da parte de preço que houver embolsado”.

Outro articulado que não pode deixar de ser tido em consideração na análise da obrigatoriedade da existência dos recibos de quitação como documentos imprescindíveis para suporte dos lançamentos contabilísticos é a al. a) do nº 2 do art. 123º (Obrigações contabilísticas das empresas), do CIRC: “2 - Na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte: a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário”.

Também a Comissão Executiva da Comissão de Normalização Contabilística, há alguns anos atrás, em resposta a uma questão que lhe foi apresentada acerca da possibilidade de deixarem de ser emitidos recibos, pois de acordo com o art. 28º, actualmente art. 29º, do CIVA, que estipula que as transacções comerciais devem ser suportadas por facturas ou documentos equivalentes e por o regulamento do Imposto do Selo não estabelecer a obrigatoriedade da emissão do recibo, respondeu do seguinte modo: “Por imperativos de organização contabilística e de controlo interno, esta Comissão entende que todos os registos contabilísticos devem estar suportados por documentos comprovativos de cada operação.

Este entendimento é aplicável à exigência de recibo de quitação das importâncias pagas, em conformidade com o disposto no art. 476º do Código Comercial, bem como no nº 3 do art. 98º [actual nº 2 do art. 123.] do CIRC, aprovado pelo DL nº 442-B/88, de 30 de Novembro.”

Como se verifica por esta resposta da CNC, os recibos são essenciais para que as empresas exerçam um eficaz controlo interno das operações. Neste entendimento não se pode deixar de solicitar a especial atenção para a redacção do art. 123º (Violação do dever de emitir ou exigir recibos ou facturas), do Regime Geral das Infracções Tributárias: "1 - A não passagem de recibos ou facturas ou a sua emissão fora dos prazos legais, nos casos em que a lei o exija, é punível com coima de € 150 a € 3750. 2 - A não exigência, nos termos da lei, de passagem ou emissão de facturas ou recibos, ou a sua não conservação pelo período de tempo nela previsto, é punível com coima de € 75 a € 2000."

Finaliza-se com a transcrição de jurisprudência que, no nosso modesto entendimento, resume, de um modo extremamente claro, a imperiosidade da existência de recibos de quitação relativos às importâncias pagas.

“Acórdão do Tribunal Central Administrativo, de 14.12.99. Contabilidade organizada – CIRC – Contabilidade – Meios de prova – Força probatória da contabilidade – Escrituração comercial – Documentos da escrita – Documentos de suporte contabilístico

"Todo o lançamento contabilístico tem por base um documento de suporte que constitui o respectivo fundamento e na falta do qual o facto não é admitido a registo. A escrituração comercial constitui meio de prova em caso de litígio (art. 44º C.Com.) pelo que os registos não devem apresentar-se desfalcados de suporte documental nem devem apresentar irregularidades (Recurso nº 2467/99).”