Sobre o administrador impende o dever de informação preceituado no art. 3º do DL 268/94 de 25/10, que estatui: "Na entrada do prédio ou conjunto de prédios ou em local de passagem comum aos condóminos deverá ser afixada a identificação do administrador em exercício ou de quem, a título provisório, desempenhe as funções deste", para que os condóminos não residentes possam por seu turno cumprir com o que dimana do art. 1432º, nº 9 do CC "Os condóminos não residentes devem comunicar, por escrito, ao administrador o seu domicílio ou o do seu representante".
Importa contudo ressalvar que, incorrendo o administrador em incumprimento da sua obrigação, tal acto de omissão não desobriga os condóminos do ónus que sobre os mesmos impende. Nesta factualidade, deverão estes procurar saber, nomeadamente junto da vizinhança, quem exerce as funções executivas efectivas ou provisoriamente.
Caso aquele não tenha ainda sido eleito pela assembleia ou nomeado pelo tribunal, as funções são obrigatoriamente desempenhadas, a título provisório, pelo condómino cuja fracção autónoma represente a maior parte do capital investido (maior percentagem ou permilagem), salvo se outro condómino manifestar o desiderato de exercer o cargo, comunicando o mesmo aos demais condóminos.
Ainda de sublinhar que, havendo dois ou mais condóminos em igualdade de circunstâncias (iguais percentagens ou permilagens), dimana do nº 2 do art. 1435º-A do CC que as inerentes funções recaem sobre aquele a quem corresponder a primeira letra na ordem alfabética utilizada na descrição das fracções autónomas constante do registo predial.
Cumprindo o administrador com a sua obrigação e incumprindo o condómino ausente com a que lhe cabe, sobre o administrador não impende qualquer obrigação de procurar outras formais ou informais formas de o contactar, nomeadamente para lhe enviar as convocatórias por carta registada (cfr. art. 1432, nº 1 do CC) e as actas por carta registada com aviso de recepção (cfr. art. 1432, nº 6 do CC). Havendo-se as cartas devolvidas, deve administrador cuidar de as manter, devidamente fechadas e em boa guarda.
Quanto a um outro qualquer domicílio do condómino, que não tenha sido facultado pelo mesmo, não deve ser considerado pelo administrador. Atente-se que, do cumprimento do nº 9 do art. 1432º do CC, impende sobre o referido condómino fazer prova de que cumpriu com a sua obrigação. A regra em direito é que, quem alega um determinado facto, tem a obrigação de prová-lo. É o que conceptualmente se designa de ónus de prova. O art. 342º do CC preceitua precisamente esta regra.
Nesta conformidade, importa relembrar que quando o legislador impôs que os condóminos não residentes devessem comunicar, por escrito, ao administrador o seu domicílio ou o do seu representante, visa este preceito também possibilitar a convocatória e bem assim, o envio de cópia da acta da assembleia, e, portanto, inculca um critério óbvio para a opção pela carta registada: a não residência no prédio em propriedade horizontal.